Buchungssystem

Das Buchungssystem ist ein Widget, das Sie pro Website aktivieren. Besucher können online Termine buchen: Sie wählen eine Dienstleistung, ein Datum, einen verfügbaren Zeitslot und geben ihre Daten ein. Das System verhindert automatisch Doppelbuchungen und berechnet verfügbare Slots basierend auf Ihren Öffnungszeiten. Alle Buchungslogik läuft serverseitig (Cloud Functions). Der Client kann niemals direkt Buchungen in der Datenbank erstellen — dies verhindert Betrug und Race Conditions.

So aktivieren Sie das Buchungssystem: 1. Gehen Sie zu Einstellungen → Widgets 2. Aktivieren Sie "Booking" 3. Nach der Aktivierung erscheinen die Buchungs-Admin-Seiten in der Seitenleiste 4. Der BookingWidget-Block wird im Page Builder verfügbar

Das Buchungssystem speichert pro Website vier Arten von Daten: • Dienstleistungen (Name, Dauer, Preis, aktiv) • Mitarbeiter (Name, verknüpfte Dienste, aktiv) • Wochenplan (Tag, Start, Ende, optionaler Mitarbeiter) • Buchungen (Dienst, Datum, Zeitslot, Kundendaten, Status) Dienstleistungen und Verfügbarkeit sind öffentlich auf Ihrer Website sichtbar. Buchungen werden ausschließlich serverseitig erstellt.

Eine Dienstleistung ist das, was Sie anbieten (z.B. "Haarschnitt", "Beratung 30 Min", "Massage 60 Min"). Verwaltung über Buchung → Dienstleistungen: • Name — Der Name, den Besucher sehen • Dauer — In Minuten (bestimmt die Slotgröße) • Preis — Optional, wird Besuchern angezeigt • Anzahlung — Optionaler Betrag über Stripe • Aktiv — Ein/Aus-Schalter Nur aktive Dienstleistungen sind im BookingWidget sichtbar.

Über Buchung → Verfügbarkeit richten Sie einen Wochenplan ein: • Pro Wochentag: Startzeit und Endzeit • Optional pro Mitarbeiter (falls Mitarbeiter eingerichtet sind) • Tage ohne Zeiten = geschlossen Das System berechnet automatisch verfügbare Slots basierend auf diesem Plan minus bestehender Buchungen.

Die Availability Engine berechnet verfügbare Zeitslots serverseitig: 1. Verfügbarkeit für den gewählten Tag + optionalen Mitarbeiter lesen 2. Slots basierend auf der Dienstleistungsdauer generieren (z.B. alle 30 Min) 3. Bestehende Buchungen für diesen Tag abrufen (Status ≠ storniert) 4. Belegte Slots herausfiltern 5. Verfügbare Slots zurückgeben Stornierte Buchungen blockieren keine Slots — diese Zeiten werden wieder freigegeben.

Das System verhindert automatisch Doppelbuchungen: 1. Beim Erstellen einer Buchung wird die Verfügbarkeit erneut geprüft 2. Wenn der Slot bereits belegt ist → Fehlermeldung "Zeitslot nicht mehr verfügbar" 3. Nur wenn der Slot noch frei ist, wird die Buchung bestätigt Dies garantiert, dass selbst bei gleichzeitigen Anfragen niemals zwei Buchungen auf demselben Slot landen.

Sie können Mitarbeiter hinzufügen über Buchung → Mitarbeiter: • Name — Wird angezeigt, wenn Sie "Mitarbeiter anzeigen" im Widget aktivieren • Verknüpfte Dienstleistungen — Welche Dienstleistungen dieser Mitarbeiter durchführt • Aktiv — Ein/Aus-Schalter Besucher können dann wählen, bei welchem Mitarbeiter sie buchen. Die Verfügbarkeit wird pro Mitarbeiter berechnet.

Das BookingWidget ist ein Block, den Sie über den Page Builder auf einer Seite platzieren: 1. Öffnen Sie eine Seite im Page Builder 2. Suchen Sie "BookingWidget" in der Blockliste (Kategorie: Widgets) 3. Ziehen Sie es auf Ihre Seite 4. Konfigurieren Sie: Überschrift, Akzentfarbe, Layout (kompakt/voll), Mitarbeiter anzeigen Auf der Live-Site durchlaufen Besucher die Schritte: Dienstleistung wählen → Datum wählen (14 Tage voraus) → Zeitslot wählen → Daten eingeben → Bestätigung. Im Editor sehen Sie eine Mock-Vorschau ohne echte API-Aufrufe. Auf der veröffentlichten Site läuft das Widget mit echten Daten.

Über Buchung → Buchungen sehen Sie alle Buchungen: • Nach Datum oder Status filtern • Status: bestätigt, ausstehend, Zahlung ausstehend, storniert, abgeschlossen • Aktionen: Bestätigen oder Stornieren pro Buchung Bei Stornierung wird der Zeitslot für andere Besucher freigegeben.

Sie können pro Dienstleistung eine Anzahlung über Stripe verlangen: 1. Gehen Sie zu Buchung → Dienstleistungen 2. Bearbeiten Sie eine Dienstleistung 3. Aktivieren Sie "Anzahlung erforderlich (optional)" 4. Legen Sie den Anzahlungsbetrag fest Bei einer Buchung wird der Besucher zu Stripe Checkout weitergeleitet. Die Buchung erhält den Status "Zahlung ausstehend". Nach Zahlung: automatisch bestätigt. Keine Zahlung innerhalb von 30 Minuten: automatisch storniert (durch eine Scheduled Function, die alle 10 Minuten läuft). Wohin geht das Geld? • Pro Website kann ein Stripe-Konto verknüpft werden über Einstellungen → Zahlungen → Stripe verbinden • Mit Stripe Connect: Geld geht direkt an das Konto des Endkunden, minus Servicegebühr • Ohne Stripe Connect: Geld geht an das Plattform-Konto

Über Buchung → Einstellungen konfigurieren Sie erweiterte Optionen: • Buchungshorizont — Wie weit im Voraus Kunden buchen können (7, 14, 30, 60 oder 90 Tage). Standard: 14 Tage. • Puffer zwischen Terminen — Zusätzliche Zeit zwischen aufeinanderfolgenden Buchungen (0, 5, 10, 15 oder 30 Minuten) • Slot-Intervall — Intervall zwischen verfügbaren Startzeiten (15, 30 oder 60 Minuten) Bei mehr als 14 Tagen zeigt das BookingWidget automatisch einen Monatskalender statt Datumsschaltflächen.

Mit Filialen verwalten Sie mehrere Standorte innerhalb einer Website: • Name, Adresse, Stadt, Telefon pro Filiale • Jede Filiale hat eigene Mitarbeiter, Verfügbarkeit und Buchungen • Das BookingWidget zeigt einen Filialschritt bei 2+ aktiven Filialen • Bei 1 Filiale wird diese automatisch ausgewählt Über Buchung → Filialen verwalten Sie Ihre Standorte.

Das System erkennt automatisch No-shows bei Buchungen: • Automatischer No-show — Wenn ein Kunde nicht innerhalb der festgelegten Zeit nach dem Buchungszeitpunkt erscheint • Staff-Overrule — Personal kann einen No-show auf 'bestätigt' zurücksetzen • Wiedereröffnung — Eine stornierte Buchung kann wiedereröffnet werden Pro Filiale einstellbar: automatischer No-show an/aus und Timer in Minuten.

Über das Staff-Dashboard kann Personal Walk-ins registrieren: • Dienstleistung und Zeitpunkt wählen • Walk-in wird sofort erstellt ohne Online-Validierung • Walk-ins sind in der Buchungsübersicht mit Quelle 'Walk-in' sichtbar Walk-ins umgehen den Buchungshorizont — sie können immer für heute erstellt werden.

Wenn alle Zeitslots belegt sind, kann der Kunde auf die Warteliste: 1. Kunde möchte buchen → alles belegt → "Auf Warteliste setzen?" 2. Kunde gibt Daten ein, wählt Zeitpräferenz 3. Bei Freiwerden eines Slots → E-Mail mit Annahme/Ablehnung-Link 4. Kunde akzeptiert → Buchung erstellt 5. Keine Reaktion → Angebot verfällt, nächster in der Reihe Einstellungen pro Filiale: • Warteliste an/aus • Modus: automatisch oder manuell • Ablaufzeit des Angebots (Standard: 2 Stunden)

Optional können Sie Kunden auffordern, ihre Buchung per E-Mail zu bestätigen: 1. Aktivieren Sie 'Kundenbestätigung erforderlich' in den Filialeinstellungen 2. Legen Sie die Ablaufzeit fest (1, 2, 4, 12 oder 24 Stunden) Nach der Buchung erhält der Kunde eine E-Mail mit einer Bestätigungsschaltfläche. Ohne Bestätigung innerhalb der festgelegten Zeit wird die Buchung automatisch storniert.

Das Staff-Dashboard ist eine gesicherte Seite auf Ihrer Live-Website, auf der Personal Buchungen verwalten kann, ohne sich im CMS anzumelden. Funktionen: • Tagesübersicht mit allen Buchungen und Status • Walk-in mit 1 Klick erstellen • Status ändern (bestätigen, abschließen, No-show, Overrule) • Warteliste einsehen • Persönliche Begrüßung: der Name des Mitarbeiters wird nach dem Login angezeigt Zugang über einen 4-6-stelligen PIN-Code pro Mitarbeiter. Sitzungsdauer ist konfigurierbar. Über Buchung → Staff-Zugang konfigurieren Sie: • Dashboard an/aus und Sitzungsdauer • Einzelne Mitarbeiter mit Name und persönlicher PIN hinzufügen • Pro Mitarbeiter aktivieren/deaktivieren oder löschen • QR-Code und Link teilen, um die Staff-App zu installieren

Das Buchungsformular unterstützt zusätzliche Felder: • Anmerkungen — Freitextfeld für besondere Wünsche • Intake-Fragen — Optionale Zusatzfragen pro Dienstleistung konfigurierbar • Marketing-Opt-in — Kontrollkästchen für Newsletter/Marketing-Einwilligung Alle Zusatzfelder werden mit der Buchung gespeichert und sind in der Admin-Übersicht sichtbar.

Das Buchungssystem pflegt automatisch Kundenprofile: • Automatisch erstellt bei der ersten Buchung (basierend auf E-Mail-Adresse) • Besuchshistorie — Alle Buchungen mit Status und Datum • Treuestufen — Automatisch berechnet basierend auf Besuchsanzahl • Tags und Notizen — Manuell hinzufügen für zusätzlichen Kontext • Marketing-Einwilligung — Erlaubnis für Marketing • No-show-Zähler Über Buchung → Kunden sehen und verwalten Sie die Kundenliste.

Kunden können ihre Buchung über einen Magic Link in der Bestätigungsmail selbst umbuchen oder stornieren: • Umbuchen — Neuen Termin aus verfügbaren Slots wählen • Stornieren — Buchung innerhalb der Stornierungsrichtlinie stornieren Bei Umbuchung wird der ursprüngliche Slot freigegeben. Die Stornierungsrichtlinie ist pro Filiale konfigurierbar.

Nach einer Buchung erhält der Kunde Kalenderoptionen: • .ics-Dateianhang in der Bestätigungsmail • Google Calendar-Button • Der .ics-Anhang öffnet sich in der Standard-Kalender-App (Apple Calendar, Outlook, usw.) Der Termin enthält: Dienstleistungsname, Datum, Uhrzeit, Standort und optional Mitarbeiter.

Das System versendet automatisch E-Mails: Erinnerungen: • 24 Stunden vorher (pro Filiale konfigurierbar) • Optional 1 Stunde vorher Status-E-Mails: • Stornierung durch Admin/Personal → Kunde wird informiert • Bestätigung durch Admin → Bestätigungsmail • No-show-Markierung → optionale E-Mail an Kunden Alle E-Mails verwenden das gebrandete Layout und enthalten einen Magic Link für Self-Service.

Der Staff-Kalender bietet einen visuellen Überblick über alle Buchungen: • Tagesansicht — Zeitlinie mit allen Buchungen pro Mitarbeiter • Wochenansicht — Überblick über die gesamte Woche • Pausen — Blockierte Zeiten werden als graue Blöcke angezeigt • Verfügbarkeit — Sichtbar, welche Slots noch frei sind Klicken Sie auf eine Buchung für Details oder Statusänderungen. Filtern nach Filiale und Mitarbeiter.

Das Buchungs-CRM-Dashboard kombiniert CRM-Metriken mit buchungsspezifischer Analytik: CRM-Karten (8): • Gesamtkunden, neue Kunden, Bindungsquote, VIP-Kunden • Wiederholte No-shows, Marketing-Opt-ins, durchschn. Besuche, inaktive Kunden Buchungs-Karten (6): • Umsatz diesen Monat — Summe der Anzahlungen/Zahlungen • Beliebteste Dienstleistung — Meistgebuchte Dienstleistung • Geschäftigster Tag — Wochentag mit den meisten Buchungen • Geschäftigstes Zeitfenster — Stunde mit den meisten Buchungen • Durchschn. Buchungen/Tag — Durchschnitt über 30 Tage • Auslastungsrate — Gebuchte Slots / verfügbare Slots × 100% CSV-Export mit Segment-Vorlagen: VIP, Win-back, Stammgäste, individuelle Filter.

Kunden müssen Ihren AGB bei der Buchung zustimmen: 1. Gehen Sie zu Buchung → Einstellungen → AGB 2. Aktivieren Sie 'AGB erforderlich' 3. Geben Sie Ihren AGB-Text ein (oder fügen Sie eine URL ein) 4. Speichern Beim Buchen erscheint ein Pflicht-Kontrollkästchen. Ohne Zustimmung kann der Kunde nicht buchen.

Berechnen Sie eine Gebühr bei Nichterscheinen: 1. Gehen Sie zu Buchung → Einstellungen 2. Aktivieren Sie 'No-show-Gebühr' 3. Legen Sie den Betrag fest (Festbetrag oder Prozentsatz des Servicepreises) Bei einem No-show wird automatisch eine Stripe-Belastung erstellt, wenn der Kunde zuvor eine Zahlungsmethode angegeben hat.

Synchronisieren Sie Buchungen mit externen Kalendern: 1. Gehen Sie zu Buchung → Kalender-Sync 2. Wählen Sie einen Anbieter: Google Calendar, Microsoft Outlook oder Apple Calendar 3. Durchlaufen Sie die OAuth-Autorisierung 4. Wählen Sie den zu verwendenden Kalender Nach der Verbindung: • Neue Buchungen erscheinen automatisch im externen Kalender • Belegte Zeiten im externen Kalender blockieren automatisch Buchungsslots • Stornierungen werden bidirektional synchronisiert

Bieten Sie wiederkehrende Termine über Abonnements an: 1. Gehen Sie zu Buchung → Abonnements 2. Erstellen Sie ein Abo: Name, Häufigkeit (wöchentlich/monatlich), Preis, verknüpfter Service 3. Kunden wählen beim Buchen ein Abonnement Stripe übernimmt die automatische periodische Abrechnung.

Nutzen Sie die integrierte Kasse für Zahlungen vor Ort: 1. Gehen Sie zu Buchung → POS-Einstellungen 2. Aktivieren Sie POS und verbinden Sie ein Stripe Terminal 3. Bei einer Buchung: klicken Sie 'Abrechnen' Die POS unterstützt: • Kartenzahlungen über Stripe Terminal • Manuelle Registrierung von Barzahlungen • Bondruckvia Web Serial API (ESC/POS-Drucker)