Boekingssysteem

Het boekingssysteem is een widget die je activeert per website. Bezoekers kunnen online afspraken boeken: ze kiezen een service, een datum, een beschikbaar tijdslot en vullen hun gegevens in. Het systeem voorkomt automatisch dubbele boekingen en berekent beschikbare slots op basis van je openingstijden. Alle boekingslogica draait server-side (Cloud Functions). De client kan nooit rechtstreeks boekingen aanmaken in de database — dit voorkomt fraude en race conditions.

Zo schakel je het boekingssysteem in: 1. Ga naar Instellingen → Widgets 2. Activeer "Booking" 3. Na activatie verschijnen de booking admin pagina's in het zijmenu 4. Het BookingWidget-blok wordt beschikbaar in de Page Builder

Het boekingssysteem slaat per site vier soorten gegevens op: • Diensten (naam, duur, prijs, actief) • Medewerkers (naam, gekoppelde diensten, actief) • Weekrooster (dag, start, eind, optioneel per medewerker) • Boekingen (dienst, datum, tijdslot, klantgegevens, status) Diensten en beschikbaarheid zijn publiek zichtbaar op je website. Boekingen worden uitsluitend via de server aangemaakt.

Een service is wat je aanbiedt (bijv. "Knipbeurt", "Consult 30 min", "Massage 60 min"). Beheer via Booking → Services: • Naam — De naam die bezoekers zien • Duur — In minuten (bepaalt de slotgrootte) • Prijs — Optioneel, wordt getoond aan bezoekers • Aanbetaling — Optioneel bedrag via Stripe • Actief — Aan/uit schakelaar Slechts actieve services zijn zichtbaar in het BookingWidget.

Via Booking → Beschikbaarheid stel je een weekrooster in: • Per dag van de week: starttijd en eindtijd • Optioneel per medewerker (als je medewerkers hebt ingesteld) • Dagen zonder tijden = gesloten Het systeem berekent automatisch beschikbare slots op basis van dit rooster minus bestaande boekingen.

De Availability Engine berekent beschikbare tijdslots server-side: 1. Lees de beschikbaarheid voor de gekozen dag + eventueel medewerker 2. Genereer slots op basis van de serviceduur (bijv. elke 30 min) 3. Haal bestaande boekingen op voor die dag (status ≠ geannuleerd) 4. Filter de bezette slots eruit 5. Retourneer de vrije slots Geannuleerde boekingen blokkeren geen slots — die tijden worden weer vrijgegeven.

Het systeem voorkomt automatisch dubbele boekingen: 1. Bij het aanmaken wordt de beschikbaarheid opnieuw gecontroleerd 2. Als het tijdslot inmiddels bezet is → foutmelding "Tijdslot niet meer beschikbaar" 3. Alleen als het slot nog vrij is wordt de boeking bevestigd Dit garandeert dat zelfs bij gelijktijdige verzoeken nooit twee boekingen op hetzelfde slot terechtkomen.

Je kunt medewerkers toevoegen via Booking → Medewerkers: • Naam — Wordt getoond als je "Toon medewerkers" activeert in het widget • Gekoppelde services — Welke services deze medewerker uitvoert • Actief — Aan/uit schakelaar Bezoekers kunnen dan kiezen bij welke medewerker ze boeken. Beschikbaarheid wordt per medewerker berekend.

Het BookingWidget is een blok dat je op een pagina plaatst via de Page Builder: 1. Open een pagina in de Page Builder 2. Zoek "BookingWidget" in de blokkenlijst (categorie: Widgets) 3. Sleep het naar je pagina 4. Configureer: heading, accentkleur, layout (compact/full), toon medewerkers Op de live site doorloopt de bezoeker de stappen: service kiezen → datum kiezen (14 dagen vooruit) → tijdslot kiezen → gegevens invullen → bevestiging. In de editor zie je een mock-preview zonder echte API-calls. Op de gepubliceerde site draait het widget met echte data.

Via Booking → Boekingen zie je alle boekingen: • Filter op datum of status • Statussen: bevestigd, in afwachting, in afwachting van betaling, geannuleerd, voltooid • Acties: bevestigen of annuleren per boeking Bij annulering wordt het tijdslot weer vrijgegeven voor andere bezoekers.

Je kunt per service een aanbetaling vereisen via Stripe: 1. Ga naar Booking → Services 2. Bewerk een service 3. Zet "Aanbetaling vereist (optioneel)" aan 4. Stel het aanbetalingsbedrag in Bij een boeking wordt de bezoeker naar Stripe Checkout gestuurd. De boeking krijgt status "in afwachting van betaling". Na betaling: automatisch bevestigd. Geen betaling binnen 30 minuten: automatisch geannuleerd (via een scheduled function die elke 10 minuten draait). Waar gaat het geld naartoe? • Per site kan een Stripe-account worden gekoppeld via Instellingen → Betalingen → Stripe koppelen • Met Stripe Connect: geld gaat direct naar het account van de eindklant, minus servicepercentage • Zonder Stripe Connect: geld gaat naar het platform-account

Via Booking → Instellingen configureer je geavanceerde opties: • Boekingshorizon — Hoever vooruit klanten kunnen boeken (7, 14, 30, 60 of 90 dagen). Standaard: 14 dagen. • Buffer tussen afspraken — Extra tijd tussen opeenvolgende boekingen (0, 5, 10, 15 of 30 minuten) • Slot-interval — Interval tussen beschikbare starttijden (15, 30 of 60 minuten) Bij meer dan 14 dagen toont het BookingWidget automatisch een maandkalender in plaats van datumknoppen.

Met vestigingen kun je meerdere locaties beheren binnen één website: • Naam, adres, stad, telefoon per vestiging • Elke vestiging heeft eigen medewerkers, beschikbaarheid en boekingen • Het BookingWidget toont een vestigingsstap wanneer er 2+ actieve vestigingen zijn • Bij 1 vestiging wordt deze automatisch geselecteerd Via Booking → Vestigingen beheer je je locaties.

Het systeem detecteert automatisch no-shows voor boekingen: • Automatische no-show — Als een klant niet verschijnt binnen de ingestelde tijd na het boekingstijdstip • Staff overrule — Personeel kan een no-show terugzetten naar 'bevestigd' • Heropening — Een geannuleerde boeking kan heropend worden Per vestiging instelbaar: automatische no-show aan/uit en timer in minuten.

Via het staff dashboard kan personeel walk-ins registreren: • Kies een service en tijdstip • Walk-in wordt direct aangemaakt zonder online validatie • Walk-ins zijn zichtbaar in het boekingsoverzicht met bron 'walk-in' Walk-ins negeren de boekingshorizon — ze kunnen altijd voor vandaag worden aangemaakt.

Als alle tijdslots vol zijn, kan de klant op de wachtlijst: 1. Klant wil boeken → alles vol → "Op wachtlijst plaatsen?" 2. Klant vult gegevens in, kiest tijdvoorkeur 3. Bij vrijkomen slot → e-mail met accept/decline link 4. Klant accepteert → boeking aangemaakt 5. Geen reactie → aanbod verloopt, volgende in de rij Instellingen per vestiging: • Wachtlijst aan/uit • Modus: automatisch of handmatig • Vervaltijd aanbod (standaard: 2 uur)

Optioneel kun je klanten vragen hun boeking te bevestigen via e-mail: 1. Activeer 'Bevestiging door klant vereist' in de vestigingsinstellingen 2. Stel de vervaltijd in (1, 2, 4, 12 of 24 uur) Na het plaatsen ontvangt de klant een e-mail met een bevestigingsknop. Zonder bevestiging binnen de ingestelde tijd wordt de boeking automatisch geannuleerd.

Het staff dashboard is een beveiligde pagina op je live website waar personeel boekingen kan beheren zonder in te loggen op het CMS. Functies: • Dag-agenda met alle boekingen en statussen • Walk-in aanmaken met 1 klik • Status wijzigen (bevestigen, voltooien, no-show, overrule) • Wachtlijst bekijken • Persoonlijk welkom: bij inloggen wordt de naam van de medewerker getoond Toegang via een 4-6 cijferige PIN-code per medewerker. Sessieduur is instelbaar. Via Booking → Staff Toegang configureer je: • Dashboard aan/uit en sessieduur • Individuele medewerkers toevoegen met naam en eigen PIN • Per medewerker activeren/deactiveren of verwijderen • QR-code en link delen om de Staff App te installeren

Het boekingsformulier ondersteunt extra velden: • Opmerkingen — Vrij tekstveld voor speciale wensen • Intake-vragen — Optionele extra vragen die je per service kunt instellen • Marketing opt-in — Checkbox voor nieuwsbrief/marketing toestemming Alle extra velden worden opgeslagen bij de boeking en zijn zichtbaar in het admin-overzicht.

Het boekingssysteem houdt automatisch klantprofielen bij: • Automatisch aangemaakt bij de eerste boeking (op basis van e-mailadres) • Bezoekgeschiedenis — Alle boekingen met status en datum • Loyalty tiers — Automatisch berekend op basis van aantal bezoeken • Tags en notities — Handmatig toevoegen voor extra context • Marketing consent — Toestemming voor marketing • No-show telling Via Booking → Klanten bekijk en beheer je de klantenlijst.

Klanten kunnen zelf hun boeking herplannen of annuleren via een magic link in de bevestigingsmail: • Herplannen — Nieuwe datum/tijd kiezen uit beschikbare slots • Annuleren — Boeking annuleren binnen het annuleringsbeleid Bij herplannen wordt het oorspronkelijke slot vrijgegeven. Het annuleringsbeleid is instelbaar per vestiging.

Na een boeking ontvangt de klant agenda-opties: • .ics bijlage in de bevestigingsmail • Google Calendar knop • De .ics bijlage opent in de standaard agenda-app (Apple Calendar, Outlook, etc.) De afspraak bevat: servicenaam, datum, tijd, locatie en eventueel medewerker.

Het systeem verstuurt automatisch e-mails: Herinneringen: • 24 uur van tevoren (configureerbaar per vestiging) • Optioneel 1 uur van tevoren Statusmails: • Bij annulering door admin/staff → klant wordt geïnformeerd • Bij bevestiging door admin → bevestigingsmail • Bij no-show markering → optionele mail naar klant Alle mails gebruiken de branded layout en bevatten een magic link voor self-service.

De staff kalender toont een visueel overzicht van alle boekingen: • Dagweergave — Tijdlijn met alle boekingen per medewerker • Weekweergave — Overzicht van de hele week • Pauzes — Geblokkeerde tijden zijn zichtbaar als grijze blokken • Beschikbaarheid — Zichtbaar welke slots nog vrij zijn Klik op een boeking voor details of statuswijziging. Filter op vestiging en medewerker.

Het Booking CRM Dashboard combineert CRM-metrieken met booking-specifieke analytics: CRM-kaarten (8): • Totaal klanten, nieuwe klanten, retentie-ratio, VIP klanten • No-show herhalers, marketing opt-ins, gem. bezoeken, inactieve klanten Booking-kaarten (6): • Omzet deze maand — Som van aanbetalingen/betalingen • Populairste service — Meest geboekte service • Drukste dag — Weekdag met meeste boekingen • Drukste tijdslot — Uur met meeste boekingen • Gem. boekingen/dag — Gemiddelde over 30 dagen • Bezettingsgraad — Geboekte slots / beschikbare slots × 100% CSV export met segment-presets: VIP, win-back, stamgasten, custom filters.

Laat klanten akkoord gaan met je voorwaarden bij het boeken: 1. Ga naar Booking → Instellingen → Terms & Conditions 2. Vink 'Terms verplicht' aan 3. Voer je voorwaardentekst in (of plak een URL) 4. Sla op Bij het boeken verschijnt een verplichte checkbox. Zonder akkoord kan de klant niet boeken. Het akkoord wordt opgeslagen bij de boeking.

Reken een vergoeding bij no-shows om het aantal gemiste afspraken te verlagen: 1. Ga naar Booking → Instellingen 2. Activeer 'No-show fee' 3. Stel het bedrag in (vast bedrag of percentage van de serviceprijs) Bij een no-show wordt automatisch een Stripe charge aangemaakt als de klant eerder een betaalmethode heeft opgegeven. Zonder betaalmethode wordt de fee geregistreerd maar niet geïnd. Klanten worden vooraf geïnformeerd over het no-show beleid in de bevestigingsmail.

Synchroniseer boekingen met externe agenda's: 1. Ga naar Booking → Agenda Sync 2. Kies een provider: Google Calendar, Microsoft Outlook of Apple Calendar 3. Doorloop de OAuth-autorisatie 4. Selecteer welke agenda gebruikt wordt Na koppeling: • Nieuwe boekingen verschijnen automatisch in de externe agenda • Bezette tijden in de externe agenda blokkeren automatisch booking slots • Annuleringen worden bidirectioneel gesynchroniseerd

Bied terugkerende afspraken aan via abonnementen: 1. Ga naar Booking → Abonnementen 2. Maak een abonnement aan: naam, frequentie (wekelijks/maandelijks), prijs, gekoppelde service 3. Klanten kiezen bij het boeken voor een abonnement Via Stripe wordt automatisch periodiek gefactureerd. Klanten kunnen zelf opzeggen via hun account.

Gebruik de ingebouwde kassa voor betalingen ter plekke: 1. Ga naar Booking → POS Instellingen 2. Activeer POS en koppel een Stripe Terminal (indien beschikbaar) 3. Bij een boeking: klik 'Afrekenen' om een betaling te starten De POS ondersteunt: • Kaartbetalingen via Stripe Terminal • Handmatige registratie van contante betalingen • Bon printen via Web Serial API (ESC/POS printers)