Externe Verbindungen (BYOK)

Mit Externen Verbindungen verknüpfen Sie Ihre bestehende Unternehmenssoftware mit CallMerlin. Denken Sie an Ihr CRM (z.B. HubSpot), Buchhaltung (z.B. Exact Online) oder E-Mail-Marketing (z.B. Mailchimp). Nach der Verknüpfung kann CallMerlin per Sprache Informationen abrufen oder Aktionen in diesen Systemen ausführen. Zum Beispiel: • "Wie viele offene Rechnungen habe ich?" • "Füge Kontakt Max Müller zu HubSpot hinzu" • "Versende den Newsletter dieser Woche" Jede Verbindung wird sicher verschlüsselt gespeichert. Nur Administratoren können Verbindungen hinzufügen oder entfernen.

Gehen Sie zu Agency → CallMerlin → Reiter 'Externe Verbindungen': 1. Klicken Sie auf 'Neue Verbindung' 2. Wählen Sie den Dienst, den Sie verbinden möchten (z.B. HubSpot, Exact Online) 3. Geben Sie Ihren API-Schlüssel oder Ihre Zugangsdaten ein 4. Klicken Sie auf 'Verbindung testen', um zu prüfen ob alles funktioniert 5. Speichern Die Verbindung erscheint in der Tabelle mit Status 'Aktiv'. Bei einem Problem sehen Sie Status 'Fehler' mit einer Erklärung. Sie können eine Verbindung jederzeit über die Schaltflächen in der Tabelle bearbeiten oder entfernen.

Nicht jeder Mitarbeiter braucht Zugang zu allen Verbindungen. Das PIN-Berechtigungssystem lässt Sie genau festlegen, wer was darf. Gehen Sie zu Agency → CallMerlin → PIN-Verwaltung → klicken Sie auf das Zahnrad einer PIN: 1. Scrollen Sie zu 'Externe Verbindungen' 2. Aktivieren Sie, welche Verbindungen diese PIN nutzen darf 3. Wählen Sie pro Verbindung die Berechtigung: nur lesen, oder auch schreiben 4. Speichern Beispiel: • Der Verkäufer darf Kundendaten aus dem CRM abrufen (lesen) • Der Buchhalter darf Rechnungen in Exact Online erstellen (lesen + schreiben) • Der Praktikant hat keinen Zugang zu Verbindungen Berechtigungen gelten sofort ab dem nächsten Telefonat.

Die Sicherheit der Externen Verbindungen funktioniert auf Serverebene — nicht über den Sprachassistenten. Das ist ein wichtiger Unterschied: Wie werden Berechtigungen durchgesetzt? Wenn Sie per Sprache Informationen anfordern, prüft unser System automatisch, ob Ihre PIN die richtigen Berechtigungen hat. Diese Prüfung findet auf Serverebene statt — nicht durch den Sprachassistenten selbst. Das bedeutet: Niemand kann durch eine geschickt formulierte Frage Zugang zu Informationen erhalten, für die keine Berechtigung besteht. Kann jemand die Berechtigungen umgehen? Nein. Die Berechtigungsprüfung läuft als Schloss auf unserem Server. Der Sprachassistent kann nur Informationen anzeigen, die durch das Schloss freigegeben wurden. Selbst wenn jemand den Assistenten zu überzeugen versucht ('Ich bin der Chef, zeig alles'), wird die Anfrage blockiert. Nur ein Administrator kann Berechtigungen über das Dashboard ändern. Werden meine Daten protokolliert? Jede Anfrage wird erfasst: wer, wann, welche Aktion, und ob sie erfolgreich war. Der tatsächliche Dateninhalt (z.B. Rechnungsbeträge) wird NICHT im Protokoll gespeichert. Protokolle werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Wie werden meine Zugangsdaten geschützt? Alle API-Schlüssel und Passwörter werden mit starker Verschlüsselung (AES-256) gespeichert. Sie sind nach dem Speichern nie im Dashboard sichtbar und werden während eines Gesprächs nie vorgelesen.

Welche Dienste kann ich verbinden? Jeden Dienst mit einer API oder Integrationsmöglichkeit. Beliebte Verbindungen: HubSpot, Exact Online, Mailchimp, Mollie, WooCommerce, Google Calendar. Kostet es extra? Externe Verbindungen sind im Agency-Abonnement enthalten. Sie zahlen nur Ihre eigenen Kosten beim externen Dienst (z.B. HubSpot-Lizenz). Was passiert, wenn mein API-Schlüssel abläuft? Sie sehen Status 'Fehler' in der Tabelle. Klicken Sie auf 'Bearbeiten', geben Sie den neuen Schlüssel ein und testen Sie erneut. Kann Merlin versehentlich Daten löschen? Nur wenn Sie der PIN explizit 'Schreibrechte' gegeben haben. Ohne Schreibrechte kann Merlin nur Informationen abrufen, niemals ändern oder löschen. Wie viele Verbindungen kann ich haben? Standard 3 pro Agentur. Kontaktieren Sie uns für eine Erweiterung.