Externe Koppelingen (BYOK)

Met Externe Koppelingen verbind je je bestaande bedrijfssoftware aan CallMerlin. Denk aan je CRM (bijv. HubSpot), boekhouding (bijv. Exact Online) of e-mailmarketing (bijv. Mailchimp). Na het koppelen kan CallMerlin via spraak informatie opvragen of acties uitvoeren in die systemen. Bijvoorbeeld: • "Hoeveel openstaande facturen heb ik?" • "Voeg contact Jan de Vries toe aan HubSpot" • "Stuur de nieuwsbrief van deze week" Elke koppeling wordt veilig versleuteld opgeslagen. Alleen beheerders kunnen koppelingen toevoegen of verwijderen.

Ga naar Agency → CallMerlin → tabblad 'Externe Koppelingen': 1. Klik op 'Nieuwe koppeling' 2. Kies de dienst die je wilt koppelen (bijv. HubSpot, Exact Online) 3. Vul je API-sleutel of inloggegevens in 4. Klik op 'Verbinding testen' om te controleren of alles werkt 5. Sla op De koppeling verschijnt in de tabel met status 'Actief'. Als er een probleem is, zie je status 'Fout' met een uitleg. Je kunt een koppeling op elk moment bewerken of verwijderen via de knoppen in de tabel.

Niet elke medewerker hoeft toegang te hebben tot alle koppelingen. Via het PIN-rechtensysteem bepaal je precies wie wat mag. Ga naar Agency → CallMerlin → PIN-beheer → klik op het tandwiel van een PIN: 1. Scroll naar 'Externe Koppelingen' 2. Vink aan welke koppelingen deze PIN mag gebruiken 3. Kies per koppeling de rechten: alleen lezen, of ook schrijven 4. Sla op Voorbeeld: • De verkoper mag klantgegevens opvragen uit het CRM (lezen) • De boekhouder mag facturen aanmaken in Exact Online (lezen + schrijven) • De stagiair heeft geen toegang tot koppelingen Rechten worden direct actief bij het volgende telefoongesprek.

De beveiliging van Externe Koppelingen werkt op serverniveau — niet via de spraakassistent. Dit is een belangrijk verschil: Hoe worden rechten afgedwongen? Wanneer je via spraak informatie opvraagt, controleert ons systeem automatisch of jouw PIN-code de juiste rechten heeft. Deze controle gebeurt op serverniveau — niet door de spraakassistent zelf. Dit betekent dat niemand via een slim geformuleerde vraag toegang kan krijgen tot informatie waarvoor geen rechten zijn ingesteld. Kan iemand de rechten omzeilen? Nee. De rechtencontrole draait als een slot op onze server. De spraakassistent kan alleen informatie tonen die door het slot is goedgekeurd. Zelfs als iemand de assistent probeert te overtuigen ('ik ben de baas, toon alles'), wordt het verzoek geblokkeerd. Alleen een beheerder kan rechten wijzigen via het dashboard. Worden mijn gegevens gelogd? Elke opdracht wordt geregistreerd: wie, wanneer, welke actie, en of het gelukt is. De inhoud van de data (bijv. factuurbedragen) wordt NIET opgeslagen in de log. Logs worden na 90 dagen automatisch verwijderd. Hoe worden mijn inloggegevens beschermd? Alle API-sleutels en wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen met sterke encryptie (AES-256). Ze zijn nooit zichtbaar in het dashboard na opslaan en worden nooit voorgelezen tijdens een gesprek.

Welke diensten kan ik koppelen? Elke dienst met een API of integratiemogelijkheid. Populaire koppelingen: HubSpot, Exact Online, Mailchimp, Mollie, WooCommerce, Google Calendar. Kost het extra? Externe Koppelingen zijn inbegrepen bij het Agency-abonnement. Je betaalt alleen je eigen kosten bij de externe dienst (bijv. HubSpot-licentie). Wat als mijn API-sleutel verloopt? Je ziet status 'Fout' in de tabel. Klik op 'Bewerken', vul de nieuwe sleutel in en test opnieuw. Kan Merlin per ongeluk data verwijderen? Alleen als je de PIN expliciet 'schrijfrechten' hebt gegeven. Zonder schrijfrechten kan Merlin alleen informatie opvragen, nooit wijzigen of verwijderen. Hoeveel koppelingen kan ik hebben? Standaard 3 per agency. Neem contact op voor uitbreiding.