Recruiting

So aktivieren Sie das Recruiting-Modul: 1. Gehen Sie zu Einstellungen → Widgets 2. Aktivieren Sie "Recruiting" 3. Nach der Aktivierung erscheinen die Recruiting-Admin-Seiten in der Seitenleiste 4. Der Stellenanzeigen-Block wird im Page Builder verfügbar Das Modul umfasst: Stellenverwaltung, Bewerbungspipeline, KI-Screening, Verteilung auf externe Plattformen, Talentpool, Interview-Planung, Job-Alerts und Analytics.

Erstellen Sie Stellen über Recruiting → Stellen → Neue Stelle: • Titel und Beschreibung (Rich-Text-Editor) • Klassifizierung: Abteilung, Erfahrungsstufe, Beschäftigungsart • Standort und Remote-Regelung (vor Ort, hybrid, remote) • Gehalt (optional): pro Stunde, Monat oder Jahr • Anforderungen, Verantwortlichkeiten und Vorteile als Listen • SEO-Felder: Meta-Titel und Beschreibung • Bewerbungsschluss: Standard basierend auf Ihren Einstellungen Status: Entwurf → In Prüfung → Veröffentlicht → Pausiert → Geschlossen → Besetzt.

Neben dem KI-Stellenbeschreibungsgenerator gibt es jetzt eine umfassende KI-Schreibhilfe beim Erstellen und Bearbeiten von Stellenanzeigen. Dieses Panel erscheint rechts neben dem Formular (auf dem Desktop) oder darüber (auf Mobilgeräten). Verfügbare Aktionen: • Beschreibung generieren — erstellt eine vollständige Stellenbeschreibung basierend auf dem Titel • Beschreibung verbessern — optimiert den aktuellen Text • Beschreibung umschreiben — schreibt in einem anderen Tonfall um (professionell, freundlich, mutig, elegant, verspielt, formell) • Anforderungen generieren — erstellt 5-8 Stellenanforderungen • Aufgaben generieren — erstellt Aufgaben und Verantwortlichkeiten • Vorteile generieren — erstellt Mitarbeitervorteile • SEO-Meta-Titel und -Beschreibung generieren Jeder Vorschlag wird als Vorschau mit den Optionen Akzeptieren oder Ablehnen angezeigt. Sie können auch eine zusätzliche Anweisung für spezifischere Ergebnisse eingeben. Die KI-Nutzung wird auf Ihr Abonnement (Tier) angerechnet. Dies gilt sowohl für das Agentur-Abonnement als auch für die Tiers, die die Agentur an Endkunden weitergibt.

Bewerbungen werden über ein Kanban-Board verwaltet (Recruiting → Bewerbungen): • Standard-Phasen: Neu → Screening → Interview → Assessment → Angebot → Eingestellt/Abgelehnt • Phasen sind über Einstellungen anpassbar (Bezeichnungen und Reihenfolge) • Karten per Drag & Drop zwischen Phasen verschieben • Pro Bewerbung: Kontaktdaten, Motivation, Lebenslauf, KI-Score, Notizen und Team-Abstimmungen Filtern nach Stelle, Suche nach Name oder E-Mail.

Lassen Sie die KI automatisch Lebensläufe analysieren und Match-Scores berechnen: • Berufserfahrung, Fähigkeiten, Ausbildung und Sprachkenntnisse werden bewertet • Score basierend auf den Stellenanforderungen • Zusammenfassung mit Stärken und Aufmerksamkeitspunkten Aktivieren Sie Auto-Screening in den Einstellungen, um neue Bewerbungen automatisch zu screenen. Manuelles Screening ist jederzeit über die Bewerbungsdetailseite möglich.

Veröffentlichen Sie Stellen auf externen Plattformen über Recruiting → Verteilung: • Plattformen verbinden: Indeed, LinkedIn, Broadbean, VONQ, Monster und mehr • BYOK (Bring Your Own Key): verwenden Sie Ihre eigenen API-Schlüssel • Pro Plattform: Verbindungsstatus, Test-Option und Synchronisation Nach der Verbindung werden Stellen bei Veröffentlichung automatisch synchronisiert.

Der Talentpool (Recruiting → Talentpool) ist eine stellenübergreifende Kandidatendatenbank: • Kandidaten, die sich anmelden, werden gespeichert • Suche nach Name, E-Mail oder Fähigkeiten • Filter nach Erfahrungsstufe • Kandidaten taggen für einfache Organisation • KI-Re-Engagement: Talentpool-Kandidaten automatisch mit neuen Stellen abgleichen Bei einem Match sendet das System eine personalisierte Einladungs-E-Mail.

Planen Sie Interviews über Recruiting → Interviews: • Zeitslots erstellen: Datum, Uhrzeit, Dauer, Typ (telefonisch, Video, vor Ort) • Interviewer zuweisen (Kontaktpersonen und Recruiter) • Einen Slot optional mit einer bestimmten Stelle verknüpfen oder für alle Stellen verfügbar machen • Meeting-URL oder Standort pro Slot Automatische Einladung: Wenn eine Bewerbung in die Phase "Interview" verschoben wird, erhält der Kandidat automatisch eine Einladungs-E-Mail mit verfügbaren Zeitslots und einem Link zum Portal. Umplanung durch Kandidat: Bei Online-Interviews (mit Meeting-URL) kann der Kandidat bis 2 Stunden vor dem geplanten Termin selbst umplanen. Nach der Umplanung erhält der Recruiter eine Benachrichtigung. Änderung durch Recruiter: Wenn ein Recruiter einen gebuchten Slot ändert (Datum, Uhrzeit oder Ort), erhält der Kandidat automatisch eine E-Mail mit den neuen Details. Status: Verfügbar → Gebucht → Storniert. Sichtbarkeit im Bewerberportal: • Der Interview-Bereich ist erst ab der Phase "Interview" sichtbar • Bei einem gebuchten Slot mit Meeting-URL sieht der Kandidat einen "Umplanen"-Button • Nach Umplanung wird der vorherige Slot für andere Kandidaten freigegeben

Job-Alerts: • Besucher melden sich über das Job-Alert-Widget auf Ihrer Website an • Sie erhalten automatisch eine E-Mail bei neuen Stellen • Filterung nach Abteilung möglich • Abmeldung über Link in der E-Mail Empfehlungen: • Generieren Sie einzigartige Empfehlungslinks pro Mitarbeiter • Bewerbungen über einen Empfehlungslink werden automatisch getrackt • Statistiken: Klicks, Bewerbungen und Einstellungen pro Empfehlung

Bewerber können eine Video-Vorstellung aufnehmen oder mit ihrer Bewerbung hochladen: • Unterstützte Formate: MP4 und WebM • Videos werden sicher gespeichert und sind nur für das Recruiting-Team zugänglich • Videos direkt auf der Bewerbungsdetailseite ansehen Dies vermittelt einen persönlicheren Eindruck als nur ein Lebenslauf.

Generieren Sie QR-Codes pro Stelle über den Stellen-Editor: • Anpassbar: Vordergrund- und Hintergrundfarbe • Download als PNG oder SVG • Direkte URL kopieren Verwenden Sie QR-Codes auf Postern, Flyern oder Visitenkarten für Offline-Recruiting.

Recruiting → Analytics zeigt Ihre Recruiting-Performance: • KPIs: Offene Stellen, Gesamtbewerbungen, durchschnittliche Time-to-Hire, Fill Rate • Recruiting-Funnel: Views → Bewerbungen → Screening → Interviews → Angebote → Eingestellt • Kanal-Performance: pro Plattform Anzahl Posts, Views, Bewerbungen, Einstellungen und Cost-per-Hire • Filter nach Zeitraum: Woche, Monat oder Quartal

Bewerber erhalten per E-Mail einen persönlichen Portal-Link: • Status verfolgen: In welcher Phase befindet sich ihre Bewerbung • Interview-Slot wählen: wenn Slots verfügbar sind • Zusätzliche Dokumente hochladen: PDF, DOCX, JPG oder PNG • Alles über einen sicheren, temporären Token-Link Das Portal zeigt den Fortschritt als visuelle Zeitachse an.

Bei einer neuen Bewerbung werden automatisch Benachrichtigungs-E-Mails versendet. Das System bestimmt die Empfänger in zwei Schritten: Schritt A — Primärer Empfänger: Die Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse aus Recruiting → Einstellungen → E-Mail-Benachrichtigungen. Wenn dieses Feld ausgefüllt ist, erhält diese Adresse immer die Benachrichtigung. Schritt B — Kopie (falls eine andere Adresse): 1. Kontaktperson/Recruiter der spezifischen Stellenanzeige 2. Standard-Kontaktperson aus Recruiting → Einstellungen 3. Firmen-E-Mail aus Recruiting → Einstellungen → Unternehmensdaten 4. Website-Eigentümer-E-Mail (aus den allgemeinen Einstellungen) Schritt B durchläuft die Liste von oben nach unten und stoppt beim ersten Treffer. Duplikate werden automatisch gefiltert — wenn die Benachrichtigungsadresse gleich der Kontaktperson ist, wird nur eine E-Mail gesendet. Das System sendet außerdem automatisch E-Mails an Bewerber bei: • Absage (mit optionalem Grund) • Schließung oder Besetzung der Stelle

Passen Sie alle Recruiting-E-Mails an über Recruiting → Einstellungen → E-Mail-Vorlagen: • Vorlagen pro Phase: Bestätigung, Benachrichtigung, Interview-Einladung/Bestätigung/Umplanung/Änderung/Absage, Zeitfenster gewählt (Recruiter), Assessment-Einladung, Assessment abgeschlossen (Recruiter), Angebot, Angebot angenommen/abgelehnt (Recruiter), Absage und Stelle geschlossen • Pro Sprache (NL/EN/DE/FR/ES) eine eigene Betreffzeile und Inhalt • Variablen-Schaltflächen: Klicken, um dynamische Werte einzufügen (z.B. {{candidate_name}}, {{job_title}}) • HTML-Formatierung: Verwenden Sie <strong>, <a href>, <p> usw. zur Formatierung • Vorschau: Sehen Sie, wie die E-Mail mit Beispieldaten aussieht • Standard wiederherstellen: Setzen Sie eine Vorlage auf den Standardtext zurück Spracherkennung: Beim Einreichen einer Bewerbung wird die Browsersprache des Kandidaten gespeichert. E-Mails werden automatisch in der richtigen Sprache versendet. Wenn die Sprache nicht verfügbar ist, wird Niederländisch als Fallback verwendet. Variablen: Die folgenden Variablen sind in allen Vorlagen verfügbar: • {{candidate_name}} — Name des Bewerbers • {{job_title}} — Stellentitel • {{company_name}} — Firmenname • {{portal_link}} — Link zum Kandidatenportal Zusätzliche Variablen pro Vorlagentyp (z.B. {{date}}, {{time}}, {{meeting_link}} für Interview-Vorlagen). Lassen Sie Felder leer, um den Standardtext zu verwenden.

Wenn Sie eine Bewerbung in die Phase Interview ziehen, erhält der Kandidat automatisch eine Einladungs-E-Mail mit verfügbaren Zeitfenstern. • Jedes Zeitfenster in der E-Mail ist eine anklickbare Schaltfläche • Ein Klick öffnet das persönliche Portal und bestätigt sofort das gewählte Zeitfenster • Der Kandidat muss sich nicht erst anmelden oder suchen • Nach der Bestätigung erhält der Kandidat eine Bestätigungs-E-Mail und das Zeitfenster wird festgelegt Kandidaten können über das Portal auch ein anderes Zeitfenster wählen oder umplanen.

Mit Assessments bewerten Sie Kandidaten objektiv vor einem Angebot. Öffnen Sie eine Bewerbung und klicken Sie auf "Assessment einrichten". • Wählen Sie eine Vorlage pro Branche/Rolle: Vertrieb, Kundenservice, Tech, Büro/Verwaltung, Gastgewerbe/Einzelhandel oder Allgemein • Jede Vorlage enthält bewährte Fragen mit Kompetenz-Tags • Lassen Sie optional von KI zusätzliche, rollenspezifische Fragen generieren • Bearbeiten oder entfernen Sie Fragen und legen Sie ein Zeitlimit und eine Frist fest • Versenden Sie das Assessment → der Kandidat füllt es über das Portal aus • Nach dem Einreichen bewertet die KI die Antworten und Sie erhalten einen Bericht mit Score pro Kompetenz, Stärken, Risiken und einer Empfehlung Ziehen Sie eine Bewerbung in die Phase Assessment, wird die Einladung automatisch versendet.

Stellen Sie ein professionelles Angebot zusammen und lassen Sie den Kandidaten digital unterschreiben. Öffnen Sie eine Bewerbung und klicken Sie auf "Angebot zusammenstellen". • Geben Sie Titel, Gehalt/Bedingungen, Startdatum und eine Erläuterung ein • Fügen Sie Anhänge hinzu: Vertrags-PDF, Onboarding-Dokumente (PDF, DOCX, JPG oder PNG) • Versenden Sie das Angebot → der Kandidat sieht alles im Portal • Der Kandidat kann das Angebot annehmen (mit digitaler Unterschrift) oder ablehnen (mit optionalem Grund) • Bei Annahme wird ein unterzeichnetes PDF erstellt und die Zustimmung rechtssicher protokolliert (Datum und IP) • Sie erhalten automatisch eine E-Mail bei Annahme oder Ablehnung Ziehen Sie eine Bewerbung in die Phase Angebot, während ein Entwurf bereitsteht, wird das Angebot automatisch versendet.

Ein einem Kandidaten zugeordnetes Zeitfenster ist überall klar erkennbar: • Im Interview-Kalender steht "Reserviert: {name}" und das Zeitfenster ist zur Bewerbung anklickbar • Auf der Kanban-Karte zeigt ein Badge Datum, Uhrzeit und Interview-Typ • Auf der Bewerbungs-Detailseite gibt es eine eigene Interview-Karte mit den Termindaten So sehen Sie auf einen Blick, für wen ein Zeitfenster reserviert ist — in allen Übersichten.