Recrutement

Comment activer le module de recrutement : 1. Allez dans Paramètres → Widgets 2. Activez "Recrutement" 3. Après activation, les pages d'administration du recrutement apparaissent dans la barre latérale 4. Le bloc Widget Emploi devient disponible dans le Page Builder Le module comprend : gestion des offres, pipeline de candidatures, screening IA, diffusion vers des plateformes externes, vivier de talents, planification d'entretiens, alertes emploi et analytics.

Créez des offres via Recrutement → Offres → Nouvelle offre : • Titre et description (éditeur de texte enrichi) • Classification : département, niveau d'expérience, type de contrat • Localisation et politique de télétravail (sur site, hybride, à distance) • Salaire (optionnel) : par heure, mois ou année • Exigences, responsabilités et avantages sous forme de listes • Champs SEO : titre et description méta • Date de clôture : par défaut selon vos paramètres Statuts : Brouillon → En révision → Publié → En pause → Fermé → Pourvu.

En plus du générateur de descriptions de poste IA, un assistant d'écriture IA complet est désormais disponible lors de la création et de la modification d'offres d'emploi. Ce panneau apparaît à droite du formulaire (sur ordinateur) ou au-dessus (sur mobile). Actions disponibles : • Générer la description — rédige une description de poste complète basée sur le titre • Améliorer la description — optimise le texte actuel • Réécrire la description — réécrit dans un autre ton (professionnel, amical, audacieux, élégant, ludique, formel) • Générer les exigences — crée 5 à 8 exigences du poste • Générer les responsabilités — crée les tâches et responsabilités • Générer les avantages — crée les avantages sociaux • Générer le meta titre et la meta description SEO Chaque suggestion est affichée en aperçu avec les options Accepter ou Rejeter. Vous pouvez également fournir une instruction supplémentaire pour des résultats plus spécifiques. L'utilisation de l'IA est comptabilisée dans votre abonnement (tier). Cela s'applique à la fois à l'abonnement de l'agence et aux tiers que l'agence transmet aux clients finaux.

Les candidatures sont gérées via un tableau Kanban (Recrutement → Candidatures) : • Étapes par défaut : Nouveau → Présélection → Entretien → Évaluation → Offre → Embauché/Refusé • Les étapes sont personnalisables via les Paramètres (libellés et ordre) • Glissez-déposez les cartes entre les étapes • Par candidature : coordonnées, motivation, CV, score IA, notes et votes d'équipe Filtrez par offre, recherchez par nom ou e-mail.

Laissez l'IA analyser automatiquement les CV et calculer des scores de correspondance : • Expérience professionnelle, compétences, formation et maîtrise linguistique sont évaluées • Score basé sur les exigences du poste • Résumé avec points forts et points d'attention Activez le screening automatique dans les Paramètres pour filtrer automatiquement les nouvelles candidatures. Le screening manuel est toujours possible via la page de détail de la candidature.

Publiez des offres sur des plateformes externes via Recrutement → Diffusion : • Connectez des plateformes : Indeed, LinkedIn, Broadbean, VONQ, Monster et plus • BYOK (Bring Your Own Key) : utilisez vos propres clés API • Par plateforme : statut de connexion, option de test et synchronisation Après connexion, les offres sont automatiquement synchronisées lors de la publication.

Le vivier de talents (Recrutement → Vivier) est une base de données de candidats multi-postes : • Les candidats qui acceptent sont conservés • Recherche par nom, e-mail ou compétences • Filtrage par niveau d'expérience • Taguez les candidats pour une organisation facile • Ré-engagement IA : associez automatiquement les candidats du vivier aux nouvelles offres En cas de correspondance, le système envoie un e-mail d'invitation personnalisé.

Planifiez des entretiens via Recrutement → Entretiens : • Créez des créneaux : date, heure, durée, type (téléphone, vidéo, sur site) • Assignez des intervieweurs (personnes de contact et recruteurs) • Associez un créneau à une offre spécifique ou rendez-le disponible pour toutes les offres • URL de réunion ou lieu par créneau Invitation automatique : Lorsqu'une candidature passe à l'étape « Entretien », le candidat reçoit automatiquement un e-mail d'invitation avec les créneaux disponibles et un lien vers le portail. Replanification par le candidat : Pour les entretiens en ligne (avec URL de réunion), le candidat peut replanifier jusqu'à 2 heures avant l'heure prévue. Après replanification, le recruteur reçoit une notification. Modification par le recruteur : Si un recruteur modifie un créneau réservé (date, heure ou lieu), le candidat reçoit automatiquement un e-mail avec les nouveaux détails. Statuts : Disponible → Réservé → Annulé. Visibilité dans le portail candidat : • La section entretien n'est visible qu'à partir de l'étape « Entretien » • Pour un créneau réservé avec URL de réunion, le candidat voit un bouton « Replanifier » • Après replanification, le créneau précédent est libéré pour d'autres candidats

Alertes emploi : • Les visiteurs s'inscrivent via le widget d'alerte emploi sur votre site • Ils reçoivent automatiquement un e-mail pour les nouvelles offres • Filtrage par département possible • Désinscription via le lien dans l'e-mail Recommandations : • Générez des liens de recommandation uniques par employé • Les candidatures via un lien de recommandation sont automatiquement suivies • Statistiques : clics, candidatures et embauches par recommandation

Les candidats peuvent enregistrer ou téléverser une vidéo d'introduction avec leur candidature : • Formats supportés : MP4 et WebM • Les vidéos sont stockées de manière sécurisée et accessibles uniquement à l'équipe de recrutement • Visionnez les vidéos directement sur la page de détail de la candidature Cela donne une impression plus personnelle qu'un simple CV.

Générez des codes QR par offre via l'éditeur d'offres : • Personnalisable : couleur de premier plan et d'arrière-plan • Téléchargez en PNG ou SVG • Copiez l'URL directe Utilisez les codes QR sur des affiches, flyers ou cartes de visite pour le recrutement hors ligne.

Recrutement → Analytics affiche vos performances de recrutement : • KPIs : offres ouvertes, total de candidatures, délai moyen d'embauche, taux de remplissage • Entonnoir de recrutement : vues → candidatures → présélection → entretiens → offres → embauchés • Performance des canaux : par plateforme le nombre de publications, vues, candidatures, embauches et coût par embauche • Filtrage par période : semaine, mois ou trimestre

Les candidats reçoivent un lien de portail personnel par e-mail : • Suivre le statut : dans quelle étape se trouve leur candidature • Choisir un créneau d'entretien : si des créneaux sont disponibles • Téléverser des documents supplémentaires : PDF, DOCX, JPG ou PNG • Le tout via un lien token sécurisé et temporaire Le portail affiche la progression sous forme de chronologie visuelle.

Lors d'une nouvelle candidature, des e-mails de notification sont envoyés automatiquement. Le système détermine les destinataires en deux étapes : Étape A — Destinataire principal : L'adresse e-mail de notification dans Recrutement → Paramètres → Notifications par e-mail. Si ce champ est rempli, cette adresse reçoit toujours la notification. Étape B — Copie (si c'est une adresse différente) : 1. Personne de contact/Recruteur de l'offre spécifique 2. Personne de contact par défaut dans Recrutement → Paramètres 3. E-mail de l'entreprise dans Recrutement → Paramètres → Données de l'entreprise 4. E-mail du propriétaire du site (dans les paramètres généraux) L'étape B parcourt la liste de haut en bas et s'arrête à la première correspondance. Les doublons sont automatiquement filtrés — si l'adresse de notification est identique à la personne de contact, un seul e-mail est envoyé. Le système envoie également automatiquement des e-mails aux candidats en cas de : • Rejet (avec motif optionnel) • Clôture ou pourvoi du poste

Personnalisez tous les e-mails de recrutement via Recrutement → Paramètres → Modèles d'e-mail : • Modèles par étape : confirmation, alerte, invitation à un entretien/confirmation/replanification/modification/annulation, créneau réservé (recruteur), invitation à l'évaluation, évaluation terminée (recruteur), offre, offre acceptée/refusée (recruteur), refus et poste fermé • Un objet et un contenu séparés par langue (NL/EN/DE/FR/ES) • Boutons de variables : cliquez pour insérer des valeurs dynamiques (ex. {{candidate_name}}, {{job_title}}) • Formatage HTML : utilisez <strong>, <a href>, <p> etc. pour la mise en forme • Aperçu : voyez à quoi ressemble l'e-mail avec des données d'exemple • Restaurer par défaut : réinitialisez un modèle au texte par défaut Détection de la langue : Lors de la soumission d'une candidature, la langue du navigateur du candidat est enregistrée. Les e-mails sont automatiquement envoyés dans la bonne langue. Si la langue n'est pas disponible, le néerlandais est utilisé par défaut. Variables : Les variables suivantes sont disponibles dans tous les modèles : • {{candidate_name}} — nom du candidat • {{job_title}} — titre du poste • {{company_name}} — nom de l'entreprise • {{portal_link}} — lien vers le portail candidat Variables supplémentaires par type de modèle (ex. {{date}}, {{time}}, {{meeting_link}} pour les modèles d'entretien). Laissez les champs vides pour utiliser le texte par défaut.

Lorsque vous faites glisser une candidature vers l'étape Entretien, le candidat reçoit automatiquement un e-mail d'invitation avec les créneaux disponibles. • Chaque créneau dans l'e-mail est un bouton cliquable • Un clic ouvre le portail personnel et confirme immédiatement le créneau choisi • Le candidat n'a pas besoin de se connecter ni de chercher d'abord • Après confirmation, le candidat reçoit un e-mail de confirmation et le créneau est verrouillé Les candidats peuvent aussi choisir un autre créneau ou reprogrammer via le portail.

Les évaluations vous permettent d'évaluer les candidats de façon objective avant une offre. Ouvrez une candidature et cliquez sur « Configurer l'évaluation ». • Choisissez un modèle par secteur/rôle : Ventes, Service client, Tech, Bureau/Administration, Hôtellerie/Retail ou Général • Chaque modèle contient des questions éprouvées avec des tags de compétences • Laissez éventuellement l'IA générer des questions supplémentaires adaptées au poste • Modifiez ou supprimez des questions et définissez une limite de temps et une échéance • Envoyez l'évaluation → le candidat la complète via le portail • Après soumission, l'IA évalue les réponses et vous recevez un rapport avec un score par compétence, les points forts, les risques et une recommandation Faire glisser une candidature vers l'étape Évaluation envoie l'invitation automatiquement.

Composez une offre professionnelle et faites signer le candidat numériquement. Ouvrez une candidature et cliquez sur « Composer l'offre ». • Renseignez le titre, le salaire/les conditions, la date de début et une description • Ajoutez des pièces jointes : contrat PDF, documents d'intégration (PDF, DOCX, JPG ou PNG) • Envoyez l'offre → le candidat voit tout dans le portail • Le candidat peut accepter (avec une signature numérique) ou refuser (avec un motif facultatif) • En cas d'acceptation, un PDF signé est généré et l'accord est enregistré légalement (date et IP) • Vous recevez automatiquement un e-mail en cas d'acceptation ou de refus Faire glisser une candidature vers l'étape Offre alors qu'un brouillon est prêt envoie l'offre automatiquement.

Un créneau lié à un candidat est clairement reconnaissable partout : • Dans le calendrier des entretiens, il affiche « Réservé : {name} » et le créneau est cliquable vers la candidature • Sur la carte Kanban, un badge indique la date, l'heure et le type d'entretien • Sur la page de détail de la candidature, une carte Entretien dédiée présente les détails du rendez-vous Vous voyez ainsi d'un coup d'œil pour qui un créneau est réservé, dans tous les aperçus.