Recruitment

Zo schakel je de recruitment module in: 1. Ga naar Instellingen → Widgets 2. Activeer "Recruitment" 3. Na activatie verschijnen de recruitment admin pagina's in het zijmenu 4. Het VacatureWidget-blok wordt beschikbaar in de Page Builder De module omvat: vacaturebeheer, sollicitatiepipeline, AI screening, doorplaatsing naar externe platforms, talentpool, interview planning, job alerts en analytics.

Maak vacatures aan via Recruitment → Vacatures → Nieuwe vacature: • Titel en beschrijving (rich text editor) • Classificatie: afdeling, ervaringsniveau, dienstverband • Locatie en remote policy (op locatie, hybride, remote) • Salaris (optioneel): per uur, maand of jaar • Vereisten, verantwoordelijkheden en voordelen als lijsten • SEO-velden: meta title en description • Sluitingsdatum: standaard op basis van je instellingen Statussen: Concept → In review → Gepubliceerd → Gepauzeerd → Gesloten → Ingevuld.

Naast de AI Vacaturetekst generator is er nu een uitgebreide AI Schrijfhulp beschikbaar bij het aanmaken en bewerken van vacatures. Dit panel verschijnt rechts naast het formulier (op desktop) of erboven (op mobiel). Beschikbare acties: • Genereer beschrijving — schrijft een volledige functiebeschrijving op basis van de titel • Verbeter beschrijving — maakt de huidige tekst beter • Herschrijf beschrijving — herschrijft in een andere tone-of-voice (professioneel, vriendelijk, gedurfd, elegant, speels, formeel) • Genereer vereisten — stelt 5-8 functie-eisen op • Genereer verantwoordelijkheden — stelt taken en verantwoordelijkheden op • Genereer voordelen — stelt arbeidsvoorwaarden op • Genereer SEO meta titel en beschrijving Elke suggestie wordt getoond als preview met de opties Accepteren of Verwerpen. Je kunt ook een extra instructie meegeven voor specifiekere resultaten. Het AI-gebruik telt mee voor je abonnement (tier). Dit geldt zowel voor het agency-abonnement als voor de tiers die de agency doorgeeft aan eindklanten.

Sollicitaties worden beheerd via een Kanban board (Recruitment → Sollicitaties): • Standaard fases: Nieuw → Screening → Interview → Assessment → Aanbod → Aangenomen/Afgewezen • Fases zijn aanpasbaar via Instellingen (labels en volgorde) • Sleep kaarten naar een andere fase via drag & drop • Per sollicitatie: contactgegevens, motivatie, CV, AI score, notities en teamstemmingen Filter op vacature, zoek op naam of e-mail.

Laat AI automatisch CV's analyseren en match-scores berekenen: • Werkervaring, vaardigheden, opleiding en taalvaardigheid worden beoordeeld • Score op basis van de vacature-eisen • Samenvatting met sterke punten en aandachtspunten Activeer auto-screening in Instellingen om nieuwe sollicitaties automatisch te laten screenen. Handmatig screenen kan altijd via de sollicitatie-detailpagina.

Publiceer vacatures op externe platforms via Recruitment → Doorplaatsing: • Koppel platforms: Indeed, LinkedIn, Broadbean, VONQ, Monster en meer • BYOK (Bring Your Own Key): gebruik je eigen API-keys • Per platform: verbindingsstatus, test-optie en synchronisatie Na koppeling worden vacatures automatisch gesynchroniseerd bij publicatie.

De talentpool (Recruitment → Talentpool) is een cross-vacature kandidaat database: • Kandidaten die opt-in geven worden bewaard • Zoek op naam, e-mail of skills • Filter op ervaringsniveau • Tag kandidaten voor eenvoudige organisatie • AI re-engagement: match talentpool-kandidaten automatisch met nieuwe vacatures Bij een match stuurt het systeem een gepersonaliseerde uitnodigingsmail.

Plan interviews via Recruitment → Interviews: • Maak tijdsloten aan: datum, tijd, duur, type (telefonisch, video, op locatie) • Wijs interviewers toe (contactpersonen en recruiters) • Koppel een slot optioneel aan een specifieke vacature, of maak het beschikbaar voor alle vacatures • Meeting URL of locatie per slot Automatische uitnodiging: Wanneer een sollicitatie naar de fase "Interview" wordt verplaatst, ontvangt de kandidaat automatisch een uitnodigingsmail met de beschikbare tijdsloten en een link naar het portaal om te kiezen. Herplannen door kandidaat: Bij online interviews (met meeting URL) kan de kandidaat zelf herplannen tot 2 uur voor het geplande tijdstip. Na herplannen ontvangt de recruiter een notificatie. Wijziging door recruiter: Als een recruiter een geboekt slot wijzigt (datum, tijd of locatie), ontvangt de kandidaat automatisch een e-mail met de nieuwe details. Statussen: Beschikbaar → Geboekt → Geannuleerd. Zichtbaarheid in het kandidaat portaal: • De interview sectie is alleen zichtbaar vanaf de fase "Interview" • Bij een geboekt slot met meeting URL ziet de kandidaat een "Herplannen" knop • Na herplannen wordt het vorige slot weer vrijgegeven voor andere kandidaten

Job alerts: • Bezoekers schrijven zich in via het Job Alert widget op je website • Bij nieuwe vacatures ontvangen ze automatisch een e-mail • Filter op afdeling mogelijk • Uitschrijven via link in de e-mail Referrals: • Genereer unieke referral links per medewerker • Sollicitaties via een referral link worden automatisch getracked • Statistieken: clicks, sollicitaties en hires per referral

Sollicitanten kunnen een video introductie opnemen of uploaden bij hun sollicitatie: • Ondersteunde formats: MP4 en WebM • Video's worden veilig opgeslagen en zijn alleen toegankelijk voor het recruitment team • Bekijk video's direct in de sollicitatie-detailpagina Dit geeft een persoonlijkere indruk dan alleen een CV.

Genereer QR codes per vacature via de vacature-editor: • Customizable: voorgrond- en achtergrondkleur • Download als PNG of SVG • Kopieer de directe URL Gebruik QR codes op posters, flyers of visitekaartjes voor offline recruitment.

Recruitment → Analytics toont je recruitment performance: • KPI's: open vacatures, totaal sollicitaties, gemiddelde time-to-hire, fill rate • Recruitment funnel: views → sollicitaties → screening → interviews → aanbiedingen → aangenomen • Kanaal performance: per platform het aantal posts, views, sollicitaties, hires en cost-per-hire • Filter op periode: week, maand of kwartaal

Sollicitanten ontvangen een persoonlijke portal link per e-mail: • Status volgen: in welke fase zit hun sollicitatie • Interview slot kiezen: als er slots beschikbaar zijn • Extra documenten uploaden: PDF, DOCX, JPG of PNG • Alles via een veilige, tijdelijke token-link Het portaal toont de voortgang als een visuele tijdlijn.

Bij een nieuwe sollicitatie worden automatisch notificatie-e-mails verstuurd. Het systeem bepaalt de ontvangers in twee stappen: Stap A — Primaire ontvanger: Het notificatie e-mailadres uit Recruitment → Instellingen → E-mail notificaties. Als dit veld is ingevuld, ontvangt dit adres altijd de melding. Stap B — Kopie (als het een ander adres is): 1. Contactpersoon/Recruiter van de specifieke vacature 2. Standaard contactpersoon uit Recruitment → Instellingen 3. Bedrijfs-e-mail uit Recruitment → Instellingen → Bedrijfsgegevens 4. Site-eigenaar e-mail (uit algemene instellingen) Stap B doorloopt de lijst van boven naar beneden en stopt bij de eerste match. Duplicaten worden automatisch gefilterd — als het notificatie-adres gelijk is aan de contactpersoon, wordt er maar één e-mail verstuurd. Daarnaast verstuurt het systeem ook automatisch e-mails aan sollicitanten bij: • Afwijzing (met optionele reden) • Sluiting of invulling van de vacature

Pas alle recruitment e-mails aan via Recruitment → Instellingen → E-mail Templates: • Templates per fase: bevestiging, alert, interview uitnodiging/bevestiging/herplannen/wijziging/annulering, tijdslot gekozen (recruiter), assessment uitnodiging, assessment afgerond (recruiter), aanbod, aanbod geaccepteerd/afgewezen (recruiter), afwijzing en vacature gesloten • Per taal (NL/EN/DE/FR/ES) een eigen onderwerpregel en inhoud • Variabelen-knoppen: klik om dynamische waarden in te voegen (bijv. {{candidate_name}}, {{job_title}}) • HTML-opmaak: gebruik <strong>, <a href>, <p> etc. voor opmaak • Preview: bekijk hoe de e-mail eruitziet met voorbeelddata • Standaard herstellen: reset een template naar de standaardtekst Taaldetectie: Bij het indienen van een sollicitatie wordt de browsertaal van de kandidaat opgeslagen. E-mails worden automatisch in de juiste taal verstuurd. Als de taal niet beschikbaar is, wordt Nederlands gebruikt als fallback. Variabelen: De volgende variabelen zijn beschikbaar in alle templates: • {{candidate_name}} — naam van de sollicitant • {{job_title}} — titel van de vacature • {{company_name}} — bedrijfsnaam • {{portal_link}} — link naar het kandidaat portaal Extra variabelen per template type (bijv. {{date}}, {{time}}, {{meeting_link}} voor interview templates). Laat velden leeg om de standaard tekst te gebruiken.

Sleep je een sollicitatie naar de fase Interview, dan ontvangt de kandidaat automatisch een uitnodigingsmail met beschikbare tijdsloten. • Elk tijdslot in de mail is een aanklikbare knop • Eén klik opent het persoonlijke portaal en bevestigt direct het gekozen slot • De kandidaat hoeft niet eerst in te loggen of te zoeken • Na bevestiging krijgt de kandidaat een bevestigingsmail en wordt het slot vastgelegd Kandidaten kunnen ook zelf een ander slot kiezen of herplannen via het portaal.

Met assessments toets je kandidaten objectief vóór een aanbod. Open een sollicitatie en klik op "Assessment instellen". • Kies een sjabloon per sector/rol: Sales, Klantenservice, Tech, Office/Administratie, Horeca/Retail of Algemeen • Elk sjabloon bevat bewezen vragen met competentie-tags • Laat AI optioneel extra, op de functie toegesneden vragen genereren • Bewerk of verwijder vragen en stel een tijdslimiet en deadline in • Verstuur het assessment → de kandidaat vult het in via het portaal • Na inleveren scoort AI de antwoorden en ontvang je een rapport met score per competentie, sterktes, risico's en een aanbeveling Sleep je een sollicitatie naar de fase Assessment, dan wordt de uitnodiging automatisch verstuurd.

Stel een professioneel aanbod samen en laat de kandidaat digitaal ondertekenen. Open een sollicitatie en klik op "Aanbod samenstellen". • Vul titel, salaris/voorwaarden, startdatum en een toelichting in • Voeg bijlagen toe: contract-PDF, onboarding-documenten (PDF, DOCX, JPG of PNG) • Verstuur het aanbod → de kandidaat ziet alles in het portaal • De kandidaat kan het aanbod accepteren (met digitale handtekening) of afwijzen (met optionele reden) • Bij accepteren wordt een ondertekend PDF gegenereerd en het akkoord juridisch vastgelegd (datum en IP) • Je ontvangt automatisch een mail bij acceptatie of afwijzing Sleep je een sollicitatie naar de fase Aanbod terwijl er een concept klaarstaat, dan wordt het aanbod automatisch verstuurd.

Een tijdslot dat aan een kandidaat is gekoppeld, is overal duidelijk herkenbaar: • Op de interviewkalender staat "Gereserveerd: {naam}" en is het slot aanklikbaar naar de sollicitatie • Op de Kanban-kaart toont een badge de datum, tijd en het type interview • Op de sollicitatie-detailpagina staat een aparte Interview-kaart met de afspraakgegevens Zo zie je in één oogopslag voor wie een slot is gereserveerd, in alle overzichten.