Reservierungssystem (Restaurant)

Das Reservierungssystem ist ein Widget speziell für Restaurants und Gastronomie. Gäste reservieren online einen Tisch: Sie wählen die Personenzahl, optional eine Filiale, ein Datum, einen verfügbaren Zeitslot und geben ihre Daten ein. Das System unterstützt mehrere Filialen, konfigurierbare Kalenderlänge, Kapazitätspuffer für Walk-ins, automatische No-show-Erkennung, eine Warteliste bei ausgebuchten Slots, Walk-in-Management und ein PIN-gesichertes Staff-Dashboard. Der Unterschied zum Buchungssystem: Bei Buchungen dreht sich alles um Dienstleistungen und Mitarbeiter, bei Reservierungen um Tische und Kapazität. Das System ordnet automatisch den kleinsten passenden Tisch basierend auf der Gästezahl zu.

So aktivieren Sie das Reservierungssystem: 1. Gehen Sie zu Einstellungen → Widgets 2. Aktivieren Sie "Reservation" 3. Nach der Aktivierung erscheinen die Reservierungs-Admin-Seiten in der Seitenleiste 4. Der ReservationWidget-Block wird im Page Builder verfügbar

Eine Filiale ist ein physischer Standort, z.B. "Restaurant Utrecht" oder "Filiale Amsterdam". Standorte/Räume, Tische und Öffnungszeiten werden pro Filiale verwaltet. Über Reservierungen → Filialen verwalten Sie: • Name — Erkennbarer Name für die Filiale • Adresse, Stadt, Telefon — Kontaktdaten • Aktiv — Ein/Aus-Schalter • Kapazitätspuffer — Prozentsatz oder feste Anzahl von Tischen für Walk-ins reserviert • No-show-Einstellungen — Automatische No-show-Erkennung und Timer • Gastbestätigung — Optionale E-Mail-Bestätigung (Double Opt-in) • Warteliste — Ein/Aus, automatisches oder manuelles Anbieten

Das Reservierungssystem speichert pro Website folgende Daten: • Filialen (Name, Adresse, Stadt, Telefon, aktiv, Puffer-Einstellungen) • Standorte/Räume (Name, verknüpft mit Filiale) • Tische (Name, Kapazität, aktiv, verknüpft mit Filiale) • Öffnungszeiten (Tag, Öffnung, Schließung, pro Filiale) • Reservierungen (Datum, Zeit, Personenzahl, Tisch, Kundendaten, Status, Quelle) • Wartelisten-Einträge (Datum, Zeitpräferenz, Personenzahl, Status) • Einstellungen (Kalenderlänge, Reservierungsdauer, Slot-Intervall) Tische und Öffnungszeiten sind öffentlich sichtbar. Reservierungen und Warteliste werden serverseitig verwaltet.

Über Reservierungen → Tische verwalten Sie Ihre Tischordnung: • Name — Ein erkennbarer Name (z.B. "Tisch 1", "Terrasse A", "VIP-Ecke") • Kapazität — Maximale Gästezahl pro Tisch • Filiale — Welcher Filiale der Tisch zugeordnet ist • Aktiv — Ein/Aus-Schalter Nur aktive Tische werden bei der Berechnung verfügbarer Zeitslots berücksichtigt. Bei mehreren Filialen können Sie oben nach Filiale filtern.

Über Reservierungen → Öffnungszeiten legen Sie pro Tag fest, wann Gäste reservieren können: • Pro Wochentag: Öffnungs- und Schließungszeit • Pro Filiale konfigurierbar • Tage ohne Zeiten = geschlossen Das System generiert Zeitslots innerhalb dieser Stunden.

Über Reservierungen → Einstellungen konfigurieren Sie: • Kalenderlänge — Wie weit im Voraus Gäste buchen können (7, 14, 30, 60 oder 90 Tage). Standard: 14 Tage. • Reservierungsdauer — Standarddauer pro Reservierung (60, 90 oder 120 Minuten). Standard: 90 Min. • Slot-Intervall — Intervall zwischen verfügbaren Zeiten (15, 30 oder 60 Minuten). Standard: 30 Min. Diese Einstellungen gelten standortweit, können aber pro Filiale überschrieben werden.

Mit dem Kapazitätspuffer reservieren Sie einen Teil Ihrer Tische für Walk-ins und Telefonreservierungen. Online-Gäste sehen weniger verfügbare Tische. Einstellungen pro Filiale: • Modus — Prozentsatz, feste Anzahl oder kein Puffer • Wert — Z.B. 20% oder 4 Tische Das System hält die größten Tische zurück (Walk-ins sind oft kleinere Gesellschaften). Walk-ins und Telefonreservierungen umgehen den Puffer und sehen alle Tische.

Die Reservation Engine ordnet Tische serverseitig mit folgendem Algorithmus zu: 1. Tische filtern: Kapazität ≥ Personenzahl, aktiv = ja 2. Kapazitätspuffer anwenden (nur bei Online-Buchungen) 3. Nach Kapazität aufsteigend sortieren (kleinster passender Tisch zuerst) 4. Pro Tisch: auf Überlappung mit bestehenden Reservierungen an Datum + Zeit prüfen 5. Der erste verfügbare Tisch wird automatisch zugewiesen Dies verhindert die Verschwendung großer Tische für kleine Gesellschaften.

Das System verhindert automatisch Doppelreservierungen: 1. Beim Erstellen wird die Verfügbarkeit erneut geprüft 2. Wenn der Tisch bereits belegt ist → Fehlermeldung 3. Nur wenn der Tisch frei ist, wird die Reservierung bestätigt Spamschutz ist integriert: max. 30 Verfügbarkeitsanfragen/Min und 5 Reservierungen/Min pro Besucher.

Das System erkennt No-shows automatisch und bietet flexible Statusübergänge: • Automatischer No-show — Wenn ein Gast nicht innerhalb der eingestellten Zeit (15/30/45/60 Min nach Reservierungszeit) erscheint, wird die Reservierung automatisch als 'No-show' markiert. • Staff-Overrule — Personal kann einen No-show zurück auf 'bestätigt' setzen, wenn der Gast doch erscheint. • Wiedereröffnung — Eine stornierte Reservierung kann vom Personal wieder eröffnet werden. Statusübergänge: pending → confirmed (durch Gast oder Admin), cancelled confirmed → completed, cancelled, no_show no_show → confirmed (Overrule), cancelled cancelled → confirmed (Wiedereröffnung) Pro Filiale einstellbar: automatischer No-show ein/aus, Timer in Minuten.

Optional können Sie Gäste bitten, ihre Reservierung per E-Mail zu bestätigen: 1. Aktivieren Sie 'Gastbestätigung erforderlich' in den Filialeinstellungen 2. Stellen Sie die Ablaufzeit ein (1, 2, 4, 12 oder 24 Stunden) Nach der Buchung erhält der Gast eine E-Mail mit einem Bestätigungsknopf. Wenn der Gast nicht innerhalb der eingestellten Zeit bestätigt, wird die Reservierung automatisch storniert und der Slot freigegeben. Standardmäßig ist dies deaktiviert — Gäste erhalten eine informative Bestätigungsmail ohne erforderliche Aktion.

Über Reservierungen → Grundriss sehen Sie eine Echtzeit-Übersicht aller Tische pro Filiale: • 🟢 Frei — Keine aktive Reservierung • 🔴 Reserviert — Bestätigte Online-/Telefonreservierung • 🟡 Walk-in — Walk-in ist aktiv • 🔵 Abgeschlossen — Tisch kürzlich frei geworden • ⚫ No-show — Gast nicht erschienen Aktionen pro Status: • Frei → Walk-in: 1 Klick, Personenzahl wählen → Tisch sofort belegt • Reserviert → Abgeschlossen: als erledigt markieren • Walk-in → Frei: als erledigt markieren • No-show → Overrule: Gast kam doch Unten sehen Sie den Belegungszähler: Anzahl belegter Tische und Sitzplätze.

Wenn alle Zeitslots belegt sind, können Gäste auf die Warteliste. Bei einer Stornierung oder einem No-show wird automatisch (oder manuell) ein Platz angeboten. Einstellungen pro Filiale: • Warteliste ein/aus • Modus: automatisch (sofort anbieten bei Freiwerden) oder manuell (Admin wählt aus) • Ablaufzeit des Angebots (Standard: 2 Stunden) Ablauf: 1. Gast möchte buchen → ausgebucht → "Auf die Warteliste?" 2. Gast gibt Daten ein, wählt Zeitpräferenz (Mittag/Abend/beliebig) 3. Bei freiwerdendem Slot → E-Mail mit Akzeptieren/Ablehnen-Link 4. Gast akzeptiert → Reservierung erstellt 5. Gast reagiert nicht → Angebot läuft ab, nächster in der Reihe Über Reservierungen → Warteliste verwalten Sie die Liste pro Datum und Filiale.

Das ReservationWidget ist ein Block, den Sie über den Page Builder auf einer Seite platzieren: 1. Öffnen Sie eine Seite im Page Builder 2. Suchen Sie "ReservationWidget" in der Blockliste (Kategorie: Widgets) 3. Ziehen Sie es auf Ihre Seite 4. Konfigurieren Sie: Überschrift, Akzentfarbe, maximale Personenzahl Widget-Ablauf: 1. Personenzahl wählen 2. Filiale wählen (nur bei 2+ Filialen) 3. Standort/Raum wählen (nur bei 2+ Standorten) 4. Datum wählen (Datumsknöpfe bei ≤14 Tagen, Monatskalender bei mehr) 5. Verfügbare Zeit wählen 6. Daten eingeben 7. Bestätigung — oder "Warteliste?" bei Ausgebuchtsein Geschlossene und ausgebuchte Tage werden ausgegraut dargestellt. Im Editor sehen Sie eine Mock-Vorschau; auf der veröffentlichten Site läuft das Widget mit echten Daten.

Über Reservierungen → Übersicht sehen Sie alle Reservierungen: • Nach Datum und Filiale filtern • Pro Reservierung: Personenzahl, Uhrzeit, Tisch, Kundendaten, Status, Quelle (online/Walk-in/Telefon/Warteliste) • Aktionen: Bestätigen, Abschließen, Stornieren, No-show markieren, No-show überstimmen, Wiedereröffnen • Anzeige ob der Gast bereits bestätigt hat (bei Double Opt-in) Bei Stornierung oder No-show wird der Slot freigegeben und ggf. der Warteliste angeboten.

Das Staff-Dashboard ist eine gesicherte Seite auf Ihrer Live-Website (/staff), auf der Personal Reservierungen schnell einsehen und verwalten kann, ohne sich im CMS anzumelden. Funktionen: • Übersicht von heute und morgen: alle Reservierungen mit Status • Walk-in mit 1 Klick erstellen • Status ändern (bestätigen, abschließen, No-show, Overrule) • Warteliste einsehen und manuell Plätze anbieten • Belegungszähler (Tische + Sitzplätze) • Persönliche Begrüßung: der Name des Mitarbeiters wird nach dem Login angezeigt Zugang über einen 4-6-stelligen PIN-Code pro Mitarbeiter. Die Sitzung läuft nach einer konfigurierbaren Zeit ab (Standard 12 Stunden). Über Reservierungen → Staff-Zugang konfigurieren Sie: • Staff-Dashboard ein/aus und Sitzungsdauer • Einzelne Mitarbeiter mit Name und persönlicher PIN hinzufügen • Pro Mitarbeiter aktivieren/deaktivieren oder löschen • QR-Code und Link teilen, um die Staff-App zu installieren

Buchung vs. Reservierung kurz erklärt: • Buchung: Sie buchen einen Zeitslot für eine Dienstleistung (Friseur, Coach, Masseur). Optional mit einem Mitarbeiter. • Reservierung: Sie reservieren einen Tisch basierend auf der Gästezahl. Das System ordnet automatisch den passenden Tisch zu. Beide Systeme nutzen dieselben Prinzipien: serverseitige Berechnung, atomare Schreibvorgänge gegen Doppelbuchungen und Rate Limiting. Der Unterschied liegt im Matching-Algorithmus: Dienst+Dauer vs. Tisch+Kapazität.

Das Reservierungsformular unterstützt zusätzliche Felder: • Anmerkungen — Freitextfeld für besondere Wünsche des Gastes • Allergene — Mehrfachauswahl mit voreingestellten Allergenen (z.B. Gluten, Nüsse, Laktose). Der Gast wählt relevante Allergene aus • Zusatzoptionen — Ankreuzbare Extras pro Filiale (z.B. Kinderstuhl, Geburtstagstorte, Rollstuhlzugang) • Marketing-Opt-in — Optionales Kontrollkästchen für Newsletter/Marketing Alle Zusatzfelder werden mit der Reservierung gespeichert und sind in der Admin-Übersicht und im Staff-Dashboard sichtbar.

Über Reservierungen → Filialen verwalten Sie pro Filiale Allergene und Zusatzoptionen: Allergene: • Allergene hinzufügen (Name + optionales Symbol) • Sortieren per Drag & Drop • Aktivieren/Deaktivieren pro Allergen Zusatzoptionen: • Optionen hinzufügen (Name + optionale Beschreibung) • Sortieren per Drag & Drop • Aktivieren/Deaktivieren pro Option Diese erscheinen automatisch im Reservierungsformular auf der Website.

Das Reservierungssystem pflegt automatisch ein Kundenprofil für jeden Gast: • Automatisch erstellt bei der ersten Reservierung (basierend auf E-Mail-Adresse) • Besuchshistorie — Alle Reservierungen des Gastes mit Status und Datum • Treueprogramm-Stufen — Automatisch berechnet: neu, wiederkehrend, Stammgast, VIP (basierend auf Anzahl der Besuche) • Allergene — Aggregiert aus allen Reservierungen • Tags — Manuell hinzufügbare Labels (z.B. 'geschäftlich', 'große Gruppe') • Notizen — Freitext pro Kunde • Marketing-Einwilligung — Hat der Gast die Erlaubnis für Marketing erteilt? • No-show-Zähler — Anzahl der No-shows dieses Gastes Über Reservierungen → Kunden sehen und verwalten Sie die Kundenliste. Filtern nach Treuestufe, Filiale, Tags oder Inaktivität.

Das Staff-Dashboard zeigt CRM-Informationen zu jeder Reservierung: • CRM-Badge — Treuestufe des Gastes (farbcodiert) • Mini-Profil — Anzahl Besuche, Allergene, letzter Besuch • Inline-Notiz — Personal kann direkt eine Notiz zum Kundenprofil hinzufügen So hat das Personal sofort Einblick, wer kommt und welche Vorlieben der Gast hat.

Das System erfasst automatisch, wie oft ein Gast nicht erscheint: • No-show-Score — Wird bei jedem No-show automatisch erhöht • Warnung — Bei 3+ No-shows erscheint eine Warnung in der Admin-Übersicht • Sperrliste — Gäste mit zu vielen No-shows können gesperrt werden: sie können nicht mehr online reservieren Das Sperren ist manuell: ein Admin setzt einen Kunden über das Kundenprofil auf die Sperrliste. Gesperrte Gäste erhalten eine Fehlermeldung beim Online-Reservieren.

Über Reservierungen → Kunden können Sie Kundendaten exportieren: • CSV-Export — Laden Sie eine CSV mit Kundendaten herunter, gefiltert nach Segment • Segment-Vorlagen — VIP-Kunden, Stammgäste, inaktive Kunden, Marketing-Opt-ins • Individuelle Filter — Kombinieren Sie Treuestufe, Filiale, Tags und Aktivität Der Export enthält: Name, E-Mail, Telefon, Gesamtbesuche, Treuestufe, Allergene, Marketing-Einwilligung. Newsletter-Sync: Kunden mit Marketing-Einwilligung werden automatisch mit der Newsletter-Abonnenten-Sammlung synchronisiert (wenn das Newsletter-Modul aktiv ist).

Das CRM-Dashboard bietet eine Übersicht der Kundenmetrik auf der Reservierungsseite: • Gesamtkunden — Anzahl einzigartiger Gäste • Neue Kunden (30 Tage) — Kunden der letzten 30 Tage • Bindungsquote — Prozentsatz der Kunden, die mehr als einmal wiederkommen • VIP-Kunden — Anzahl der Gäste mit VIP-Stufe • Wiederholte No-shows — Gäste mit 3+ No-shows • Marketing-Opt-ins — Kunden mit Marketing-Einwilligung • Durchschn. Besuche/Kunde — Durchschnittliche Besuchsanzahl pro Gast • Inaktiv (60+ Tage) — Kunden, die 60+ Tage nicht da waren Die Karten werden automatisch aktualisiert (1 Stunde gecacht).

Gäste können ihre Reservierung selbst umbuchen oder stornieren, ohne sich einzuloggen: • In der Bestätigungsmail befindet sich ein Magic Link mit einem sicheren Token • Über diesen Link öffnet sich eine Seite, auf der der Gast: — Umbuchen: einen neuen Termin aus verfügbaren Slots wählen — Stornieren: die Reservierung stornieren (innerhalb der Stornierungsrichtlinie) Der ursprüngliche Tisch wird bei Umbuchung oder Stornierung freigegeben. Bei einer Warteliste wird der freigewordene Slot automatisch angeboten. Die Stornierungsrichtlinie ist einstellbar: bis wie viele Stunden vorher ein Gast stornieren darf.

Nach einer Reservierung erhält der Gast Kalenderoptionen: • .ics-Dateianhang — In der Bestätigungsmail befindet sich eine .ics-Datei, die die meisten Kalender-Apps erkennen • Google Calendar-Button — Direkter Link zum Hinzufügen in Google Calendar • Apple Calendar / Outlook — Der .ics-Anhang öffnet sich automatisch in der Standard-Kalender-App Der Kalendereintrag enthält: Restaurantname, Datum, Uhrzeit, Gästezahl und optional die Filialadresse.

Das System sendet automatisch Erinnerungsmails an Gäste: • 24 Stunden vorher — Standard-Erinnerung (pro Filiale konfigurierbar) • 1 Stunde vorher — Optionale zusätzliche Erinnerung Die Erinnerungsmail enthält: Datum, Uhrzeit, Gästezahl, Filiale und einen Magic Link zum Umbuchen oder Stornieren. Keine doppelten Erinnerungen: das System verfolgt, welche Erinnerungen bereits gesendet wurden.

Bei Statusänderungen durch Admin oder Personal erhält der Gast automatisch eine E-Mail: • Stornierung durch Admin/Personal — Gast wird informiert, dass die Reservierung storniert wurde • Bestätigung durch Admin — Gast erhält eine Bestätigungsmail • No-show-Markierung — Optionale E-Mail an den Gast (konfigurierbar) Alle Status-E-Mails verwenden das gebrandete Layout und sind in 5 Sprachen verfügbar.

Teilen Sie Ihre Öffnungszeiten in Schichten auf: 1. Gehen Sie zu Reservierungen → Einstellungen → Schichten 2. Fügen Sie Schichten hinzu: Name (z.B. 'Frühstück', 'Mittag', 'Abend'), Start- und Endzeit 3. Jede Schicht kann eigene Kapazität und Einstellungen haben Gäste wählen beim Reservieren zuerst eine Schicht.

Berechnen Sie eine Gebühr bei Nichterscheinen: 1. Gehen Sie zu Reservierungen → Einstellungen 2. Aktivieren Sie 'No-show-Gebühr' 3. Legen Sie den Betrag fest: Festbetrag pro Person oder pro Reservierung Bei einem No-show wird eine Stripe-Belastung erstellt, wenn der Gast zuvor Zahlungsdaten angegeben hat.

Bitten Sie Gäste um Vorauszahlung bei der Reservierung: 1. Gehen Sie zu Reservierungen → Einstellungen 2. Aktivieren Sie 'Vorauszahlung' 3. Legen Sie den Betrag fest: Festbetrag pro Person oder Prozentsatz 4. Optional: nur für Gruppen über X Personen Nach der Eingabe der Daten wird der Gast zu Stripe Checkout weitergeleitet.

Das System kann automatisch mehrere Tische für größere Gruppen kombinieren: 1. Gehen Sie zu Reservierungen → Tische 2. Markieren Sie, welche Tische kombinierbar sind 3. Bei einer Reservierung für mehr Personen als ein Tisch fasst, werden kombinierbare Tische automatisch zugeordnet Die kombinierte Kapazität wird als Summe der einzelnen Tische berechnet.

Fügen Sie interne Notizen zu Reservierungen hinzu, die nur für Personal sichtbar sind: • Über die Admin-Übersicht: klicken Sie auf eine Reservierung → 'Notiz hinzufügen' • Über das Staff-Dashboard: Notiz-Symbol bei jeder Reservierung • Notizen sind dem Mitarbeiter zugeordnet, der sie erstellt hat Beispiele: 'Geburtstagsdinner, Kuchen mitbringen', 'VIP-Gast, Fenstertisch'.

Lassen Sie Gäste Ihren AGB bei der Reservierung zustimmen: 1. Gehen Sie zu Reservierungen → Einstellungen → AGB 2. Aktivieren Sie 'AGB erforderlich' 3. Geben Sie Ihren AGB-Text ein (oder fügen Sie eine URL ein) Beim Reservieren erscheint ein Pflicht-Kontrollkästchen.

Verkaufen Sie Tickets für besondere Veranstaltungen über das Reservierungssystem: 1. Gehen Sie zu Reservierungen → Events 2. Erstellen Sie ein Event: Name, Datum, Kapazität, Ticketpreis 3. Fügen Sie den EventTicket-Block auf einer Seite im Page Builder hinzu Gäste kaufen ein Ticket über Stripe Checkout und erhalten eine Bestätigung mit QR-Code.