Système de réservation (Restaurant)

Le système de réservation est un widget conçu pour les restaurants et l'hôtellerie. Les convives réservent une table en ligne : ils choisissent le nombre de personnes, éventuellement un établissement, une date, un créneau disponible et remplissent leurs coordonnées. Le système prend en charge plusieurs établissements, une durée de calendrier configurable, des réserves de capacité pour les walk-ins, la détection automatique des no-shows, une liste d'attente pour les créneaux complets, la gestion des walk-ins et un tableau de bord du personnel sécurisé par PIN. La différence avec le système de rendez-vous : les rendez-vous tournent autour des services et du personnel, les réservations autour des tables et de la capacité. Le système attribue automatiquement la plus petite table adaptée au nombre de convives.

Comment activer le système de réservation : 1. Allez dans Paramètres → Widgets 2. Activez "Reservation" 3. Après activation, les pages d'administration des réservations apparaissent dans le menu latéral 4. Le bloc ReservationWidget devient disponible dans le Page Builder

Un établissement est un lieu physique, par exemple "Restaurant Utrecht" ou "Succursale Amsterdam". Les emplacements/salles, tables et heures d'ouverture sont gérés par établissement. Via Réservations → Établissements, vous gérez : • Nom — Nom identifiable pour l'établissement • Adresse, ville, téléphone — Coordonnées • Actif — Interrupteur on/off • Réserve de capacité — Pourcentage ou nombre fixe de tables réservées pour les walk-ins • Paramètres no-show — Détection automatique et minuteur • Confirmation par le client — Confirmation par e-mail optionnelle (double opt-in) • Liste d'attente — On/off, offre automatique ou manuelle

Le système de réservation stocke les données suivantes par site : • Établissements (nom, adresse, ville, téléphone, actif, paramètres de réserve) • Emplacements/salles (nom, lié à un établissement) • Tables (nom, capacité, actif, lié à un établissement) • Heures d'ouverture (jour, ouverture, fermeture, par établissement) • Réservations (date, heure, nombre de convives, table, coordonnées client, statut, source) • Entrées de liste d'attente (date, préférence horaire, nombre de convives, statut) • Paramètres (durée du calendrier, durée de réservation, intervalle de créneau) Les tables et heures d'ouverture sont publiques. Les réservations et la liste d'attente sont gérées côté serveur.

Via Réservations → Tables, vous gérez votre disposition de tables : • Nom — Un nom reconnaissable (ex. "Table 1", "Terrasse A", "Coin VIP") • Capacité — Nombre maximum de convives par table • Établissement — À quel établissement la table appartient • Actif — Interrupteur on/off Seules les tables actives sont prises en compte lors du calcul des créneaux disponibles. Avec plusieurs établissements, vous pouvez filtrer par établissement en haut de la page.

Via Réservations → Heures d'ouverture, vous définissez par jour quand les convives peuvent réserver : • Par jour de la semaine : heure d'ouverture et de fermeture • Configurable par établissement • Jours sans horaires = fermé Le système génère des créneaux dans ces horaires.

Via Réservations → Paramètres, vous configurez : • Durée du calendrier — Jusqu'à combien de jours à l'avance les convives peuvent réserver (7, 14, 30, 60 ou 90 jours). Par défaut : 14 jours. • Durée de réservation — Durée par défaut par réservation (60, 90 ou 120 minutes). Par défaut : 90 min. • Intervalle de créneau — Intervalle entre les heures disponibles (15, 30 ou 60 minutes). Par défaut : 30 min. Ces paramètres s'appliquent à l'ensemble du site mais peuvent être remplacés par établissement.

La réserve de capacité réserve une partie de vos tables pour les walk-ins et les réservations par téléphone. Les convives en ligne voient moins de tables disponibles. Paramètres par établissement : • Mode — Pourcentage, nombre fixe, ou pas de réserve • Valeur — Ex. 20% ou 4 tables Le système retient les plus grandes tables (les walk-ins sont souvent de petits groupes). Les walk-ins et réservations par téléphone contournent la réserve et voient toutes les tables.

Le Reservation Engine attribue les tables côté serveur avec l'algorithme suivant : 1. Filtrer les tables : capacité ≥ nombre de convives, actif = oui 2. Appliquer la réserve de capacité (réservations en ligne uniquement) 3. Trier par capacité croissante (plus petite table adaptée en premier) 4. Par table : vérifier qu'il n'y a pas de chevauchement avec des réservations existantes à cette date + heure 5. La première table disponible est automatiquement attribuée Cela évite de gaspiller de grandes tables pour de petits groupes.

Le système empêche automatiquement les doubles réservations : 1. Lors de la création, la disponibilité est vérifiée à nouveau 2. Si la table est déjà prise → message d'erreur 3. Seulement si la table est libre, la réservation est confirmée La protection anti-spam est intégrée : max 30 requêtes de disponibilité/min et 5 réservations/min par visiteur.

Le système détecte automatiquement les no-shows et offre des transitions de statut flexibles : • No-show automatique — Si un convive n'arrive pas dans le délai défini (15/30/45/60 min après l'heure de réservation), la réservation est automatiquement marquée comme 'no-show'. • Overrule par le personnel — Le personnel peut remettre un no-show en 'confirmé' si le convive arrive finalement. • Réouverture — Une réservation annulée peut être rouverte par le personnel. Transitions de statut : pending → confirmed (par le convive ou l'admin), cancelled confirmed → completed, cancelled, no_show no_show → confirmed (overrule), cancelled cancelled → confirmed (réouverture) Configurable par établissement : no-show automatique on/off, minuteur en minutes.

Vous pouvez optionnellement demander aux convives de confirmer leur réservation par e-mail : 1. Activez 'Confirmation client requise' dans les paramètres de l'établissement 2. Définissez le délai d'expiration (1, 2, 4, 12 ou 24 heures) Après la réservation, le convive reçoit un e-mail avec un bouton de confirmation. Si le convive ne confirme pas dans le délai, la réservation est automatiquement annulée et le créneau libéré. Par défaut, cette option est désactivée — les convives reçoivent un e-mail de confirmation informatif sans action requise.

Via Réservations → Plan de salle, vous voyez un aperçu en temps réel de toutes les tables par établissement : • 🟢 Libre — Pas de réservation active • 🔴 Réservé — Réservation en ligne/téléphone confirmée • 🟡 Walk-in — Walk-in actif • 🔵 Terminé — Table récemment libérée • ⚫ No-show — Convive non présenté Actions par statut : • Libre → Walk-in : 1 clic, choisir le nombre de personnes → table immédiatement occupée • Réservé → Terminé : marquer comme terminé • Walk-in → Libre : marquer comme terminé • No-show → Overrule : le convive est finalement arrivé En bas, vous voyez le compteur d'occupation : nombre de tables et sièges occupés.

Quand tous les créneaux sont complets, les convives peuvent s'inscrire sur la liste d'attente. Lors d'une annulation ou d'un no-show, une place est automatiquement (ou manuellement) proposée. Paramètres par établissement : • Liste d'attente on/off • Mode : automatique (proposer immédiatement quand un créneau se libère) ou manuel (l'admin choisit) • Délai d'expiration de l'offre (par défaut : 2 heures) Déroulement : 1. Le convive veut réserver → complet → "S'inscrire sur la liste d'attente ?" 2. Le convive remplit ses coordonnées, choisit une préférence horaire (déjeuner/dîner/tout) 3. Quand un créneau se libère → e-mail avec lien accepter/refuser 4. Le convive accepte → réservation créée 5. Le convive ne répond pas → l'offre expire, prochain dans la file Via Réservations → Liste d'attente, vous gérez la liste par date et établissement.

Le ReservationWidget est un bloc que vous placez sur une page via le Page Builder : 1. Ouvrez une page dans le Page Builder 2. Cherchez "ReservationWidget" dans la liste des blocs (catégorie : Widgets) 3. Glissez-le sur votre page 4. Configurez : titre, couleur d'accent, nombre maximum de convives Flux du widget : 1. Choisir le nombre de personnes 2. Choisir l'établissement (seulement avec 2+ établissements) 3. Choisir l'emplacement/la salle (seulement avec 2+ emplacements) 4. Choisir la date (boutons de date pour ≤14 jours, calendrier mensuel pour plus) 5. Choisir le créneau disponible 6. Remplir les coordonnées 7. Confirmation — ou "Liste d'attente ?" si complet Les jours fermés et complets sont grisés. Dans l'éditeur, vous voyez un aperçu fictif ; sur le site publié, le widget fonctionne avec des données réelles.

Via Réservations → Aperçu, vous voyez toutes les réservations : • Filtrer par date et établissement • Par réservation : nombre de convives, heure, table, coordonnées client, statut, source (en ligne/walk-in/téléphone/liste d'attente) • Actions : confirmer, terminer, annuler, marquer no-show, overrule no-show, rouvrir • Indicateur si le convive a confirmé (avec double opt-in) En cas d'annulation ou de no-show, le créneau est libéré et éventuellement proposé à la liste d'attente.

Le tableau de bord du personnel est une page sécurisée sur votre site en direct (/staff) où le personnel peut rapidement consulter et gérer les réservations sans se connecter au CMS. Fonctionnalités : • Aperçu d'aujourd'hui et demain : toutes les réservations avec statut • Créer un walk-in en 1 clic • Changer le statut (confirmer, terminer, no-show, overrule) • Consulter la liste d'attente et proposer manuellement des places • Compteur d'occupation (tables + sièges) • Accueil personnalisé : le nom du membre du personnel s'affiche après connexion Accès via un code PIN de 4-6 chiffres par membre du personnel. La session expire après un délai configurable (par défaut 12 heures). Via Réservations → Accès personnel, vous configurez : • Tableau de bord on/off et durée de session • Ajouter des membres du personnel avec nom et PIN personnel • Activer/désactiver ou supprimer par membre • Partager le QR code et le lien pour installer l'App Staff

Rendez-vous vs. Réservation en bref : • Rendez-vous : vous réservez un créneau pour un service (coiffeur, coach, masseur). Optionnellement avec un membre du personnel. • Réservation : vous réservez une table basée sur le nombre de convives. Le système attribue automatiquement la bonne table. Les deux systèmes utilisent les mêmes principes : calcul côté serveur, écritures atomiques contre les doubles réservations et rate limiting. La différence est dans l'algorithme : service+durée vs. table+capacité.

Le formulaire de réservation prend en charge des champs supplémentaires : • Remarques — Champ texte libre pour les demandes spéciales du client • Allergènes — Sélection multiple avec des allergènes préconfigurés (ex. gluten, noix, lactose). Le client sélectionne les allergènes concernés • Options supplémentaires — Extras cochables par établissement (ex. chaise haute, gâteau d'anniversaire, accès fauteuil roulant) • Opt-in marketing — Case à cocher optionnelle pour newsletter/marketing Tous les champs supplémentaires sont enregistrés avec la réservation et visibles dans l'aperçu admin et le tableau de bord du personnel.

Via Réservations → Établissements, vous gérez les allergènes et options supplémentaires par établissement : Allergènes : • Ajouter des allergènes (nom + icône optionnelle) • Trier par glisser-déposer • Activer/désactiver par allergène Options supplémentaires : • Ajouter des options (nom + description optionnelle) • Trier par glisser-déposer • Activer/désactiver par option Ceux-ci apparaissent automatiquement dans le formulaire de réservation sur le site.

Le système de réservation maintient automatiquement un profil client pour chaque convive : • Créé automatiquement lors de la première réservation (basé sur l'adresse e-mail) • Historique des visites — Toutes les réservations du client avec statut et date • Niveaux de fidélité — Calculés automatiquement : nouveau, récurrent, habitué, VIP (basé sur le nombre de visites) • Allergènes — Agrégés de toutes les réservations • Tags — Étiquettes ajoutées manuellement (ex. 'professionnel', 'grand groupe') • Notes — Texte libre par client • Consentement marketing — Le client a-t-il donné son accord pour le marketing ? • Compteur de no-shows — Nombre de no-shows pour ce client Via Réservations → Clients, vous consultez et gérez la liste des clients. Filtrez par niveau de fidélité, établissement, tags ou inactivité.

Le tableau de bord du personnel affiche les informations CRM pour chaque réservation : • Badge CRM — Niveau de fidélité du client (code couleur) • Mini-profil — Nombre de visites, allergènes, dernière visite • Note en ligne — Le personnel peut directement ajouter une note au profil client Cela donne au personnel un aperçu immédiat de qui arrive et de ses préférences.

Le système suit automatiquement la fréquence des absences d'un client : • Score de no-show — S'incrémente automatiquement à chaque no-show • Avertissement — À partir de 3+ no-shows, un avertissement apparaît dans l'aperçu admin • Liste noire — Les clients avec trop de no-shows peuvent être bloqués : ils ne peuvent plus réserver en ligne Le blocage est manuel : un admin place un client sur la liste noire via le profil client. Les clients bloqués reçoivent un message d'erreur lors de la réservation en ligne.

Via Réservations → Clients, vous pouvez exporter les données clients : • Export CSV — Téléchargez un CSV avec les données clients, filtré par segment • Modèles de segments — Clients VIP, habitués, clients inactifs, opt-ins marketing • Filtres personnalisés — Combinez niveau de fidélité, établissement, tags et activité L'export contient : nom, e-mail, téléphone, total des visites, niveau de fidélité, allergènes, consentement marketing. Synchronisation newsletter : les clients avec consentement marketing sont automatiquement synchronisés avec la collection newsletter_subscribers (si le module newsletter est actif).

Le tableau de bord CRM offre un aperçu des métriques clients sur la page des réservations : • Total clients — Nombre de convives uniques • Nouveaux clients (30j) — Clients des 30 derniers jours • Taux de rétention — Pourcentage de clients qui reviennent plus d'une fois • Clients VIP — Nombre de convives avec niveau VIP • No-shows répétés — Convives avec 3+ no-shows • Opt-ins marketing — Clients avec consentement marketing • Visites moy./client — Nombre moyen de visites par convive • Inactifs (60j+) — Clients absents depuis plus de 60 jours Les cartes se mettent à jour automatiquement (cache d'1 heure).

Les clients peuvent replanifier ou annuler leur réservation sans se connecter : • L'e-mail de confirmation contient un magic link avec un jeton sécurisé • Via ce lien, une page s'ouvre où le client peut : — Replanifier : choisir une nouvelle date/heure parmi les créneaux disponibles — Annuler : annuler la réservation (dans les limites de la politique d'annulation) La table originale est libérée lors de la replanification ou annulation. S'il y a une liste d'attente, le créneau libéré est automatiquement proposé. La politique d'annulation est configurable : jusqu'à combien d'heures avant le client peut annuler.

Après une réservation, le client reçoit des options de calendrier : • Pièce jointe .ics — L'e-mail de confirmation inclut un fichier .ics reconnu par la plupart des applications de calendrier • Bouton Google Calendar — Lien direct pour ajouter à Google Calendar • Apple Calendar / Outlook — La pièce jointe .ics s'ouvre automatiquement dans l'application de calendrier par défaut L'événement contient : nom du restaurant, date, heure, nombre de convives et éventuellement l'adresse de l'établissement.

Le système envoie automatiquement des e-mails de rappel aux clients : • 24 heures avant — Rappel standard (configurable par établissement) • 1 heure avant — Rappel supplémentaire optionnel L'e-mail de rappel contient : date, heure, nombre de convives, établissement et un magic link pour replanifier ou annuler. Pas de doubles rappels : le système suit quels rappels ont déjà été envoyés.

Lors de changements de statut par l'admin ou le personnel, le client reçoit automatiquement un e-mail : • Annulation par admin/personnel — Le client est informé que la réservation a été annulée • Confirmation par admin — Le client reçoit un e-mail de confirmation • Marquage no-show — E-mail optionnel au client (configurable) Tous les e-mails de statut utilisent la mise en page de marque et sont disponibles en 5 langues.

Divisez vos heures d'ouverture en services : 1. Allez dans Réservations → Paramètres → Services 2. Ajoutez des services : nom (ex. 'Petit-déjeuner', 'Déjeuner', 'Dîner'), heure de début et de fin 3. Chaque service peut avoir sa propre capacité Les convives choisissent d'abord un service lors de la réservation.

Facturez des frais en cas de non-présentation : 1. Allez dans Réservations → Paramètres 2. Activez 'Frais de non-présentation' 3. Définissez le montant : fixe par personne ou par réservation En cas de non-présentation, un débit Stripe est créé si le convive a fourni ses coordonnées de paiement.

Demandez aux convives de payer à l'avance : 1. Allez dans Réservations → Paramètres 2. Activez 'Prépaiement' 3. Définissez le montant : fixe par personne ou pourcentage 4. Optionnel : uniquement pour les groupes de plus de X personnes Le convive est redirigé vers Stripe Checkout après avoir rempli ses coordonnées.

Le système peut automatiquement combiner plusieurs tables pour les grands groupes : 1. Allez dans Réservations → Tables 2. Indiquez quelles tables peuvent être combinées 3. Pour une réservation de plus de personnes qu'une table ne peut accueillir, les tables combinables sont automatiquement associées La capacité combinée est la somme des tables individuelles.

Ajoutez des notes internes aux réservations, visibles uniquement par le personnel : • Via l'aperçu admin : cliquez sur une réservation → 'Ajouter une note' • Via le tableau de bord du personnel : icône de note sur chaque réservation Exemples : 'Dîner d'anniversaire, apporter le gâteau', 'Client VIP, table près de la fenêtre'.

Demandez aux convives d'accepter vos conditions lors de la réservation : 1. Allez dans Réservations → Paramètres → Conditions générales 2. Activez 'Conditions requises' 3. Saisissez votre texte ou collez une URL Une case à cocher obligatoire apparaît lors de la réservation.

Vendez des billets pour des événements spéciaux via le système de réservation : 1. Allez dans Réservations → Événements 2. Créez un événement : nom, date, capacité, prix du billet 3. Ajoutez le bloc EventTicket sur une page dans le Page Builder Les convives achètent un billet via Stripe Checkout et reçoivent une confirmation avec code QR.