Reserveringssysteem (Restaurant)

Het reserveringssysteem is een widget speciaal voor restaurants en horeca. Gasten reserveren online een tafel: ze kiezen het aantal personen, eventueel een vestiging, een datum, een beschikbaar tijdslot en vullen hun gegevens in. Het systeem ondersteunt meerdere vestigingen, configureerbare kalenderlengte, capacity buffers voor walk-ins, automatische no-show detectie, een wachtlijst bij volle slots, walk-in management en een PIN-beveiligd staff dashboard. Het verschil met het boekingssysteem: bij boekingen draait alles om diensten en medewerkers, bij reserveringen om tafels en capaciteit. Het systeem matcht automatisch de kleinste passende tafel op basis van het aantal gasten.

Zo schakel je het reserveringssysteem in: 1. Ga naar Instellingen → Widgets 2. Activeer "Reservation" 3. Na activatie verschijnen de reservering admin pagina's in het zijmenu 4. Het ReservationWidget-blok wordt beschikbaar in de Page Builder

Een vestiging is een fysiek adres, bijvoorbeeld "Restaurant Utrecht" of "Filiaal Amsterdam". Locaties/zalen, tafels en openingsuren worden per vestiging beheerd. Via Reserveringen → Vestigingen beheer je: • Naam — Herkenbare naam voor de vestiging • Adres, stad, telefoon — Contactgegevens • Actief — Aan/uit schakelaar • Capacity buffer — Percentage of vast aantal tafels reserveren voor walk-ins • No-show instellingen — Automatische no-show detectie en timer • Bevestiging door gast — Optionele e-mailbevestiging (double opt-in) • Wachtlijst — Aan/uit, automatisch of handmatig aanbieden

Het reserveringssysteem slaat per site deze gegevens op: • Vestigingen (naam, adres, stad, telefoon, actief, buffer-instellingen) • Locaties/zalen (naam, gekoppeld aan vestiging) • Tafels (naam, capaciteit, actief, gekoppeld aan vestiging) • Openingstijden (dag, open, sluit, per vestiging) • Reserveringen (datum, tijd, aantal gasten, tafel, klantgegevens, status, bron) • Wachtlijst-entries (datum, tijdvoorkeur, aantal gasten, status) • Instellingen (kalenderlengte, reserveringsduur, slot-interval) Tafels en openingstijden zijn publiek zichtbaar. Reserveringen en wachtlijst worden via de server beheerd.

Via Reserveringen → Tafels beheer je je tafelindeling: • Naam — Een herkenbare naam (bijv. "Tafel 1", "Terras A", "VIP Hoek") • Capaciteit — Maximum aantal gasten per tafel • Vestiging — Aan welke vestiging de tafel hoort • Actief — Aan/uit schakelaar Alleen actieve tafels worden meegenomen bij het berekenen van beschikbare tijdslots. Bij meerdere vestigingen filter je op vestiging bovenaan de pagina.

Via Reserveringen → Openingstijden stel je per dag in wanneer gasten kunnen reserveren: • Per dag van de week: openings- en sluitingstijd • Per vestiging instelbaar • Dagen zonder tijden = gesloten Het systeem genereert tijdslots binnen deze uren.

Via Reserveringen → Instellingen configureer je: • Kalenderlengte — Hoever vooruit gasten kunnen boeken (7, 14, 30, 60 of 90 dagen). Standaard: 14 dagen. • Reserveringsduur — Standaard duur per reservering (60, 90 of 120 minuten). Standaard: 90 min. • Slot-interval — Interval tussen beschikbare tijden (15, 30 of 60 minuten). Standaard: 30 min. Deze instellingen gelden site-breed maar kunnen per vestiging overschreven worden.

Met de capacity buffer reserveer je een deel van je tafels voor walk-ins en telefoonreserveringen. Online gasten zien minder beschikbare tafels. Instellingen per vestiging: • Modus — Percentage, vast aantal, of geen buffer • Waarde — Bijv. 20% of 4 tafels Het systeem houdt de grootste tafels achter (walk-ins zijn vaak kleinere gezelschappen). Walk-ins en telefoonreserveringen negeren de buffer en zien alle tafels.

De Reservation Engine matcht tafels server-side met het volgende algoritme: 1. Filter tafels: capaciteit ≥ aantal gasten, actief = ja 2. Pas capacity buffer toe (alleen bij online boekingen) 3. Sorteer op capaciteit oplopend (kleinste passende tafel eerst) 4. Per tafel: controleer of er geen overlap is met bestaande reserveringen op die datum + tijd 5. De eerste beschikbare tafel wordt automatisch toegewezen Dit voorkomt verspilling van grote tafels voor kleine gezelschappen.

Het systeem voorkomt automatisch dubbele reserveringen: 1. Bij het aanmaken wordt de beschikbaarheid opnieuw gecontroleerd 2. Als de tafel inmiddels bezet is → foutmelding 3. Alleen als de tafel vrij is wordt de reservering bevestigd Spambeveiliging is ingebouwd: max 30 beschikbaarheidsverzoeken/min en 5 reserveringen/min per bezoeker.

Het systeem detecteert automatisch no-shows en biedt flexibele statusovergangen: • Automatische no-show — Als een gast niet verschijnt binnen de ingestelde tijd (15/30/45/60 min na reserveringstijd), wordt de reservering automatisch op 'no-show' gezet. • Staff overrule — Personeel kan een no-show terugzetten naar 'bevestigd' als de gast alsnog komt. • Heropening — Een geannuleerde reservering kan heropend worden door staff. Statusovergangen: pending → confirmed (door gast of admin), cancelled confirmed → completed, cancelled, no_show no_show → confirmed (overrule), cancelled cancelled → confirmed (heropening) Per vestiging instelbaar: automatische no-show aan/uit, timer in minuten.

Optioneel kun je gasten vragen hun reservering te bevestigen via e-mail: 1. Activeer 'Bevestiging door gast vereist' in de vestigingsinstellingen 2. Stel de vervaltijd in (1, 2, 4, 12 of 24 uur) Na het plaatsen ontvangt de gast een e-mail met een bevestigingsknop. Als de gast niet bevestigt binnen de ingestelde tijd, wordt de reservering automatisch geannuleerd en het slot vrijgegeven. Standaard staat dit uit — gasten krijgen dan een informatieve bevestigingsmail zonder actie.

Via Reserveringen → Plattegrond zie je een real-time overzicht van alle tafels per vestiging: • 🟢 Vrij — Geen actieve reservering • 🔴 Gereserveerd — Bevestigde online/telefoon reservering • 🟡 Walk-in — Walk-in is actief • 🔵 Voltooid — Tafel recent vrijgekomen • ⚫ No-show — Gast niet verschenen Acties per status: • Vrij → Walk-in: 1 klik, kies aantal personen → tafel direct bezet • Gereserveerd → Voltooid: markeer als afgerond • Walk-in → Vrij: markeer als afgerond • No-show → Overrule: gast kwam alsnog Onderin zie je de bezettingsteller: aantal bezette tafels en stoelen.

Als alle tijdslots vol zijn, kan de gast op de wachtlijst. Bij een annulering of no-show wordt automatisch (of handmatig) een plek aangeboden. Instellingen per vestiging: • Wachtlijst aan/uit • Modus: automatisch (bij vrijkomen direct aanbieden) of handmatig (admin kiest wie) • Vervaltijd aanbod (standaard: 2 uur) Flow: 1. Gast wil boeken → alles vol → "Op wachtlijst plaatsen?" 2. Gast vult gegevens in, kiest tijdvoorkeur (lunch/diner/any) 3. Bij vrijkomen slot → e-mail met accept/decline link 4. Gast accepteert → reservering aangemaakt 5. Gast reageert niet → aanbod verloopt, volgende in de rij Via Reserveringen → Wachtlijst beheer je de lijst per datum en vestiging.

Het ReservationWidget is een blok dat je op een pagina plaatst via de Page Builder: 1. Open een pagina in de Page Builder 2. Zoek "ReservationWidget" in de blokkenlijst (categorie: Widgets) 3. Sleep het naar je pagina 4. Configureer: heading, accentkleur, maximum aantal gasten De widget-flow: 1. Aantal personen kiezen 2. Vestiging kiezen (alleen bij 2+ vestigingen) 3. Locatie/zaal kiezen (alleen bij 2+ locaties) 4. Datum kiezen (datumknoppen bij ≤14 dagen, maandkalender bij meer) 5. Beschikbare tijd kiezen 6. Gegevens invullen 7. Bevestiging — of "Op wachtlijst?" als alles vol is Gesloten en volgeboekte dagen worden grijs weergegeven. In de editor zie je een mock-preview; op de gepubliceerde site draait het widget met echte data.

Via Reserveringen → Overzicht zie je alle reserveringen: • Filter op datum en vestiging • Per reservering: aantal gasten, tijdstip, tafel, klantgegevens, status, bron (online/walk-in/telefoon/wachtlijst) • Acties: bevestigen, voltooien, annuleren, no-show markeren, no-show overrulen, heropenen • Indicator of de gast al bevestigd heeft (bij double opt-in) Bij annulering of no-show wordt het slot vrijgegeven en eventueel aangeboden aan de wachtlijst.

Het staff dashboard is een beveiligde pagina op je live website (/staff) waar personeel snel reserveringen kan bekijken en beheren zonder in te loggen op het CMS. Functies: • Overzicht van vandaag en morgen: alle reserveringen met status • Walk-in aanmaken met 1 klik • Status wijzigen (bevestigen, voltooien, no-show, overrule) • Wachtlijst bekijken en handmatig plekken aanbieden • Bezettingsteller (tafels + stoelen) • Persoonlijk welkom: bij inloggen wordt de naam van de medewerker getoond Toegang via een 4-6 cijferige PIN-code per medewerker. De sessie verloopt na een instelbare tijd (standaard 12 uur). Via Reserveringen → Staff Toegang stel je in: • Staff dashboard aan/uit en sessieduur • Individuele medewerkers toevoegen met naam en eigen PIN • Per medewerker activeren/deactiveren of verwijderen • QR-code en link delen om de Staff App te installeren

Booking vs. Reservation in het kort: • Booking: je boekt een tijdslot voor een dienst (kapper, coach, masseur). Optioneel een medewerker. • Reservation: je reserveert een tafel op basis van het aantal gasten. Het systeem matcht automatisch de juiste tafel. Beide systemen gebruiken dezelfde principes: server-side berekening, atomic writes tegen dubbele boekingen, en rate limiting. Het verschil zit in het matching-algoritme: dienst+duur vs. tafel+capaciteit.

Het reserveringsformulier ondersteunt extra velden: • Opmerkingen — Vrij tekstveld waar gasten speciale wensen kunnen vermelden • Allergenen — Multi-select met vooraf ingestelde allergenen (bijv. gluten, noten, lactose). De gast selecteert relevante allergenen • Extra opties — Aanvinkbare extra's per vestiging (bijv. kinderstoel, verjaardagstaart, rolstoeltoegang) • Marketing opt-in — Optionele checkbox voor nieuwsbrief/marketing Alle extra velden worden opgeslagen bij de reservering en zijn zichtbaar in het admin-overzicht en het staff dashboard.

Via Reserveringen → Vestigingen kun je per vestiging allergenen en extra opties beheren: Allergenen: • Voeg allergenen toe (naam + optioneel icoon) • Sorteer via drag & drop • Activeer/deactiveer per allergeen Extra opties: • Voeg opties toe (naam + optionele beschrijving) • Sorteer via drag & drop • Activeer/deactiveer per optie Deze verschijnen automatisch in het reserveringsformulier op de website.

Het reserveringssysteem houdt automatisch een klantprofiel bij voor elke gast: • Automatisch aangemaakt bij de eerste reservering (op basis van e-mailadres) • Bezoekgeschiedenis — Alle reserveringen van deze gast, met status en datum • Loyalty tiers — Automatisch berekend: nieuw, terugkerend, stamgast, VIP (op basis van aantal bezoeken) • Allergenen — Geaggregeerd uit alle reserveringen • Tags — Handmatig toe te voegen labels (bijv. 'zakelijk', 'grote groep') • Notities — Vrije tekst per klant • Marketing consent — Heeft de gast toestemming gegeven voor marketing? • No-show telling — Aantal no-shows voor deze gast Via Reserveringen → Klanten bekijk en beheer je de klantenlijst. Filter op loyalty tier, vestiging, tags of inactiviteit.

Het staff dashboard toont CRM-informatie bij elke reservering: • CRM badge — Loyalty tier van de gast (kleur-gecodeerd) • Mini-profiel — Aantal bezoeken, allergenen, laatste bezoek • Inline notitie — Personeel kan direct een notitie toevoegen aan het klantprofiel Dit geeft het personeel direct inzicht in wie er binnenkomt en wat hun voorkeuren zijn.

Het systeem houdt automatisch bij hoe vaak een gast niet opdaagt: • No-show score — Telt automatisch bij elke no-show • Waarschuwing — Bij 3+ no-shows verschijnt een waarschuwing in het admin-overzicht • Blacklist — Gasten met te veel no-shows kunnen geblokkeerd worden: ze kunnen niet meer online reserveren Blacklisting is handmatig: een admin zet een klant op de blacklist via het klantprofiel. Geblokkeerde gasten krijgen een foutmelding bij het online reserveren.

Via Reserveringen → Klanten kun je klantgegevens exporteren: • CSV export — Download een CSV met klantgegevens, gefilterd op segment • Segment-presets — VIP klanten, stamgasten, inactieve klanten, marketing opt-ins • Aangepaste filters — Combineer loyalty tier, vestiging, tags en activiteit De export bevat: naam, e-mail, telefoon, totaal bezoeken, loyalty tier, allergenen, marketing consent. Newsletter sync: klanten met marketing consent worden automatisch gesynchroniseerd naar de newsletter_subscribers collectie (indien de nieuwsbrief-module actief is).

Het CRM Dashboard geeft een overzicht van klantmetrieken op de reserveringen-pagina: • Totaal klanten — Aantal unieke gasten • Nieuwe klanten (30d) — Klanten van de afgelopen 30 dagen • Retentie-ratio — Percentage klanten dat meer dan 1× terugkomt • VIP klanten — Aantal gasten met VIP-tier • No-show herhalers — Gasten met 3+ no-shows • Marketing opt-ins — Klanten met marketing toestemming • Gem. bezoeken/klant — Gemiddeld aantal bezoeken per gast • Inactief (60d+) — Klanten die 60+ dagen niet zijn geweest De kaarten updaten automatisch (gecached voor 1 uur).

Gasten kunnen zelf hun reservering herplannen of annuleren zonder in te loggen: • In de bevestigingsmail staat een magic link met een beveiligd token • Via deze link opent een pagina waar de gast kan: — Herplannen: een nieuwe datum/tijd kiezen uit beschikbare slots — Annuleren: de reservering annuleren (binnen het annuleringsbeleid) De originele tafel wordt vrijgegeven bij herplannen of annulering. Bij een volle wachtlijst wordt het vrijgekomen slot automatisch aangeboden. Het annuleringsbeleid is instelbaar: tot hoeveel uur van tevoren mag een gast annuleren.

Na een reservering ontvangt de gast agenda-opties: • .ics bijlage — In de bevestigingsmail zit een .ics bestand dat de meeste agenda-apps herkennen • Google Calendar knop — Directe link om toe te voegen aan Google Calendar • Apple Calendar / Outlook — De .ics bijlage opent automatisch in de standaard agenda-app De agenda-afspraak bevat: restaurantnaam, datum, tijd, aantal gasten en eventueel het adres van de vestiging.

Het systeem stuurt automatisch herinneringsmails naar gasten: • 24 uur van tevoren — Standaard herinnering (configureerbaar per vestiging) • 1 uur van tevoren — Optionele extra herinnering De herinneringsmail bevat: datum, tijd, aantal gasten, vestiging en een magic link om te herplannen of annuleren. Geen dubbele herinneringen: het systeem houdt bij welke herinneringen al verstuurd zijn.

Bij statuswijzigingen door admin of staff ontvangt de gast automatisch een e-mail: • Annulering door admin/staff — Gast wordt geïnformeerd dat de reservering is geannuleerd • Bevestiging door admin — Gast ontvangt een bevestigingsmail • No-show markering — Optionele mail naar de gast (configureerbaar) Alle statusmails gebruiken de branded layout en zijn beschikbaar in 5 talen.

Verdeel je openingstijden in shifts voor betere planning: 1. Ga naar Reserveringen → Instellingen → Shifts 2. Voeg shifts toe: naam (bijv. 'Ontbijt', 'Lunch', 'Diner'), start- en eindtijd 3. Per shift kun je aparte capaciteit en instellingen hanteren Gasten kiezen eerst een shift bij het reserveren. Dit voorkomt dat een lunchreservering doorloopt in diner-tijd.

Reken een vergoeding bij no-shows: 1. Ga naar Reserveringen → Instellingen 2. Activeer 'No-show fee' 3. Stel het bedrag in: vast bedrag per persoon of per reservering Bij een no-show wordt een Stripe charge aangemaakt als de gast eerder betaalgegevens heeft opgegeven. Gasten worden vooraf geïnformeerd over het no-show beleid in de bevestigingsmail.

Vraag gasten om vooraf te betalen bij het reserveren: 1. Ga naar Reserveringen → Instellingen 2. Activeer 'Prepayment' 3. Stel het bedrag in: vast bedrag per persoon of percentage 4. Optioneel: alleen voor groepen boven X personen Na het invullen van gegevens wordt de gast doorgestuurd naar Stripe Checkout. Zonder betaling wordt de reservering niet bevestigd.

Het systeem kan automatisch meerdere tafels combineren voor grotere gezelschappen: 1. Ga naar Reserveringen → Tafels 2. Markeer welke tafels combineerbaar zijn (bijv. Tafel 3 + Tafel 4) 3. Bij een reservering voor meer personen dan één tafel aankan, worden combineerbare tafels automatisch gematcht De gecombineerde capaciteit wordt berekend als de som van de individuele tafels.

Voeg interne notities toe aan reserveringen die alleen voor personeel zichtbaar zijn: • Via het admin-overzicht: klik op een reservering → 'Notitie toevoegen' • Via het staff dashboard: notitie-icoon bij elke reservering • Notities zijn gekoppeld aan de medewerker die ze plaatst Voorbeelden: 'Verjaardagsdiner, taart meenemen', 'VIP gast, tafel bij raam'.

Laat gasten akkoord gaan met je voorwaarden bij het reserveren: 1. Ga naar Reserveringen → Instellingen → Terms & Conditions 2. Vink 'Terms verplicht' aan 3. Voer je voorwaardentekst in (of plak een URL) Bij het reserveren verschijnt een verplichte checkbox. Zonder akkoord kan de gast niet reserveren.

Verkoop tickets voor speciale evenementen via het reserveringssysteem: 1. Ga naar Reserveringen → Events 2. Maak een event aan: naam, datum, capaciteit, ticketprijs 3. Voeg het EventTicket-blok toe aan een pagina in de Page Builder Gasten kopen een ticket via Stripe Checkout en ontvangen een bevestiging met QR-code. Via het staff dashboard kun je tickets scannen bij de ingang.