AI Telefoonagent

De AI Telefoonagent is een slimme spraakassistent die telefoongesprekken afhandelt namens je website. De agent kan: • Inkomende oproepen beantwoorden met een persoonlijke begroeting • Vragen beantwoorden over je producten, diensten en openingstijden • Leads vastleggen en afspraken inplannen • Doorschakelen naar een medewerker wanneer nodig • Uitgaande belcampagnes uitvoeren

Pas de telefoonagent aan je bedrijf aan: • Stem — Kies uit 140+ stemmen in 28 talen. Filter op taal, geslacht en leeftijd om de perfecte stem voor je bedrijf te vinden • Standaardtaal — De taal waarin de agent start (NL, EN, DE, FR, ES). De agent kan tijdens het gesprek wisselen • Begroeting — Pas de openingszin aan per taal • Openingstijden — Stel in wanneer de agent beschikbaar is. Buiten openingstijden wordt de beller naar voicemail gestuurd • Doorschakelnummers — Voeg tot 10 contactpersonen toe waarnaar de agent kan doorschakelen • Max gespreksduur — Maximale duur per gesprek (standaard 15 minuten, max 30 minuten)

Voeg tot 10 contactpersonen toe waarnaar de AI agent bellers kan doorverbinden. Per contact vul je in: • Naam — De naam van de medewerker • Telefoonnummer — Het nummer waarnaar doorgeschakeld wordt • Afdeling — Bijv. 'Klantenservice', 'Sales', 'Technische support' • Functie — Bijv. 'Teamleider', 'Accountmanager', 'Directeur' Hoe de AI routeert: De agent kent alle contactpersonen met hun afdeling en functie. Wanneer een beller vraagt om doorverbonden te worden, bepaalt de agent zelf het beste contact op basis van het gesprek: • Beller vraagt om 'iemand van sales' → agent kiest het contact met afdeling 'Sales' • Beller noemt een naam → agent zoekt het contact op naam • Beller heeft geen voorkeur → agent gebruikt het standaard-contact (⭐) Standaard-contact: Markeer één contact als standaard (⭐). Dit contact wordt gebruikt als de beller geen specifieke voorkeur aangeeft. Beperkingen: • Doorschakelen werkt alleen tijdens kantooruren • Maximaal 10 contactpersonen per site • Zowel vaste als mobiele nummers worden ondersteund Kosten: • Directcall (PSTN): doorschakelen is inbegrepen in het beltarief • Webcall: doorschakelen wordt gefactureerd als uitgaand gesprek (€0,15/min)

Bepaal welke acties de telefoonagent mag uitvoeren tijdens gesprekken. Standaard tools (altijd beschikbaar): • Doorschakelen — De agent kan doorverbinden naar een medewerker. Alleen op basis van het sentiment van het gesprek of wanneer de beller hierom vraagt • Ticket aanmaken — Er wordt een supportticket aangemaakt. Alleen op basis van het sentiment van het gesprek of wanneer de beller hierom vraagt Booking tools: • Afspraken bekijken — Overzicht van bestaande afspraken • Beschikbaarheid checken — Controleer of er vrije plekken zijn • Afspraak annuleren — Een bestaande afspraak annuleren • Afspraak verzetten — Een afspraak naar een ander moment verplaatsen E-commerce tools: • Orderstatus opvragen — Bellers kunnen de status van hun bestelling checken • Voorraad checken — Controleer of een product op voorraad is • Verzending volgen — Volg de status van een verzending • Retour verwerken — Start een retourprocedure Bezorging tools: • Bezorging volgen — Volg de status van een bezorging • Geschatte aankomsttijd — Geef een schatting van de levertijd • Bezorgorder annuleren — Annuleer een lopende bezorgorder Reservering tools: • Reserveringen bekijken — Overzicht van bestaande reserveringen • Tafelbeschikbaarheid checken — Controleer of er een tafel vrij is • Reservering annuleren — Een bestaande reservering annuleren Menukaart tools: • Menukaart ophalen — Toon het actuele menu • Beschikbaarheid gerecht checken — Controleer of een gerecht beschikbaar is • Allergeneninformatie — Geef informatie over allergenen in gerechten Verhuur tools: • Beschikbaarheid accommodatie checken — Controleer of een accommodatie beschikbaar is • Prijsinformatie ophalen — Toon prijzen voor de gewenste periode • Faciliteiten bekijken — Overzicht van beschikbare faciliteiten Loyalty tools: • Puntensaldo checken — Bekijk het huidige puntensaldo • Beloningen bekijken — Toon beschikbare beloningen • Tier-status checken — Bekijk het huidige niveau in het loyaliteitsprogramma Recruitment tools: • Openstaande vacatures — Toon beschikbare vacatures • Vacaturedetails — Geef details over een specifieke vacature • Sollicitatiestatus checken — Controleer de status van een sollicitatie Vastgoed tools: • Woningen zoeken — Zoek beschikbare woningen • Woningdetails — Toon details van een specifieke woning • Bezichtiging inplannen — Plan een bezichtiging in Reviews tools: • Reviewsamenvatting — Toon een samenvatting van reviews • Review verzoek versturen — Stuur een verzoek om een review achter te laten Activeer of deactiveer tools via Instellingen → Telefoonagent → Actieve tools. Per-vertical tools verschijnen alleen als de bijbehorende vertical is geactiveerd.

Laat de telefoonagent documenten per e-mail versturen naar bellers tijdens het gesprek. Denk aan folders, algemene voorwaarden, prijslijsten of brochures. Zo werkt het: 1. Upload documenten via Telefoonagent → Tools → E-mail bijlagen 2. Geef elk document een label, beschrijving en trigger-trefwoorden 3. Tijdens een gesprek herkent de agent wanneer een document relevant is 4. De agent vraagt de beller om een e-mailadres en verstuurt het document Ondersteunde formaten: • PDF (aanbevolen — veiligst en universeel leesbaar) • DOCX, XLSX, TXT • Afbeeldingen: PNG, JPG Limieten (Brevo): • Max 4 MB per bestand • Max 10 bijlagen per site Trigger-trefwoorden: Vul per document trefwoorden in (bijv. "voorwaarden", "prijslijst", "folder"). De agent gebruikt deze om automatisch het juiste document te selecteren op basis van het gesprek.

Bekijk alle gesprekken en statistieken: • Call log — Lijst van alle gesprekken met datum, duur, richting (inkomend/uitgaand) en uitkomst • Filters — Filter op datum, sentiment (positief/neutraal/negatief), uitkomst en taal • Detail — Per gesprek zie je een samenvatting, gebruikte tools en sentiment-analyse • Analytics dashboard — KPI's zoals gemiddelde gespreksduur, oplossingspercentage, sentiment-verdeling en piekuren Ga naar Telefoonagent → Gesprekken voor de call log, of Telefoonagent → Analytics voor het dashboard.

De telefoonagent kan automatisch leads en tickets aanmaken: • Leads — Wanneer een beller interesse toont, worden naam, e-mail, telefoon en interesse vastgelegd. Beheer leads via Telefoonagent → Leads. Wijzig de status (nieuw, gecontacteerd, geconverteerd, verloren) • Tickets — Bij problemen of klachten maakt de agent een supportticket aan met een AI-samenvatting. Beheer tickets via Telefoonagent → Tickets. Wijzig de prioriteit en status Elk lead en ticket is gekoppeld aan het oorspronkelijke gesprek voor volledige context.

Test de telefoonagent voordat je live gaat: 1. Ga naar Telefoonagent → Test Call 2. Klik op 'Start test' 3. Spreek via je microfoon — de agent antwoordt in realtime 4. Bekijk het transcript en de gebruikte tools De test call gebruikt dezelfde configuratie als een echt gesprek, maar wordt niet opgeslagen in de call logs.

De telefoonagent is ontworpen met privacy in gedachten: • Opnameconsent — Bellers worden geïnformeerd dat het gesprek wordt verwerkt door AI • Geen volledige opnames — Alleen een AI-samenvatting wordt opgeslagen, geen audio • Telefoonnummers — Worden gehashed opgeslagen voor privacy • Data retentie — Gesprekslogs worden automatisch verwijderd na de ingestelde periode (standaard 90 dagen) • AVG-export — Alle data kan geëxporteerd worden via de data-export functie • Locatie — Alle data wordt verwerkt en opgeslagen in de EU (europe-west4)

Monitor het verbruik van de telefoonagent: • Verbruiksoverzicht — Zie het aantal gesprekken, totale gesprekstijd en kosten per periode • Limieten — Stel een maandelijks gesprekslimiet in om onverwachte kosten te voorkomen • Waarschuwingen — Ontvang een notificatie wanneer je 80% van je limiet bereikt Ga naar Telefoonagent → Gebruik voor het volledige verbruiksoverzicht.

Reken voice-kosten automatisch door aan je eindklanten met een eigen winstmarge. Drie call-types met aparte tarieven: • Inbound (directcall) — Inkomend via telefoonnummer: €0,12/min platformkosten • Outbound (directcall) — Uitgaand via belcampagne: €0,15/min platformkosten • Webcall — Via de website-widget (geen telefoonlijn): €0,08/min platformkosten Markup instellen: 1. Ga naar Voice → Configuratie → Klantfacturatie 2. Schakel 'Voice verbruik doorrekenen aan klanten' in 3. Kies een opslag-type: • Percentage — Bijv. 30% opslag op alle platformkosten • Vast bedrag per minuut — Stel per call-type een aparte klantprijs in 4. Bekijk de preview om je klantprijzen te controleren Verbruiksoverzicht: • Het overzicht toont per site: gesprekken, minuten (inbound/outbound/webcall), en kosten • Selecteer een historische maand via de maand-selector • Exporteer het overzicht als CSV met de exportknop Automatische facturatie via Stripe Connect: Als je Stripe Connect hebt gekoppeld, worden voice-kosten automatisch als metered usage doorberekend op de abonnementsfactuur van je klant.

De telefoonagent start automatisch in de taal die de bezoeker op de website heeft geselecteerd via de taalkiezer. Tijdens het gesprek kan de agent ook wisselen naar een andere taal als de beller in een andere taal spreekt. Ondersteunde talen: Nederlands, Engels, Duits, Frans en Spaans.

De begroeting begint altijd met een dagdeel-begroeting op basis van de Nederlandse tijd: • 06:00 – 11:59: Goedemorgen • 12:00 – 17:59: Goedemiddag • 18:00 – 05:59: Goedenavond De dagdeel-begroeting wordt automatisch voor de standaardbegroeting geplaatst in de taal van de beller.

De agent onthoudt eerdere gesprekken. Bij terugkerende bellers kent de agent de context van de laatste 5 vorige gesprekken. Dit helpt de agent om relevantere en persoonlijkere antwoorden te geven.

Terugkerende bellers worden automatisch herkend en met naam begroet wanneer ze eerder hun gegevens hebben gedeeld. De begroeting wordt dan: "{dagdeel} {naam}! Welkom terug. Waarmee kan ik je helpen?"

De AI Telefoonagent werkt direct via webcalls in de browser — een telefoonnummer is niet verplicht. Wil je ook bereikbaar zijn via een vast telefoonnummer? Dan kun je er een kopen via Instellingen → Telefoonnummers per site. Proces per land: 1. Selecteer een land en zoek beschikbare nummers 2. Klik op 'Kopen' — het nummer wordt gereserveerd 3. Bij EU-landen (NL, BE, DE, FR, ES, etc.) zijn extra documenten vereist 4. Upload de gevraagde documenten (KvK-uittreksel, paspoort/ID, adresbewijs) 5. Vul het adresformulier in (moet overeenkomen met het netnummer-gebied) 6. Dien de documenten in Doorlooptijd: • Stap 1 — Documentreview: 2-3 werkdagen • Stap 2 — Carrier activatie in het land van uitgifte: tot 72 uur na goedkeuring • Totaal: gemiddeld 5-6 werkdagen Directe activatie (VS & VK): Nummers in de Verenigde Staten en het Verenigd Koninkrijk worden direct geactiveerd zonder documenten. Benodigde documenten per land: • Nederland: KvK-uittreksel, paspoort/ID vertegenwoordiger, adresbewijs (< 3 maanden) • België: KvK-uittreksel, paspoort/ID, BTW-nummer, adresbewijs (< 3 maanden) • Duitsland: Handelsregisteruittreksel, paspoort/ID, nutsrekening (< 3 maanden), Duits registratieformulier (ondertekend) • Frankrijk: KvK-uittreksel, paspoort/ID, adresbewijs (< 3 maanden) • Spanje: KvK-uittreksel, paspoort/ID, CIF-nummer, adresbewijs (< 3 maanden)

Toll-free nummers (gratis nummers) zijn telefoonnummers die gratis te bellen zijn voor je klanten. De kosten van het gesprek worden doorberekend aan jou als eigenaar. Beschikbaarheid: Toll-free nummers zijn beschikbaar in alle ondersteunde landen behalve Nederland. Bij het zoeken naar nummers kun je het nummertype instellen op 'Toll-free'. Kosten: • Maandkosten: gelijk aan lokale nummers (€2,50/maand) • Inbound gesprekskosten: hoger dan lokale nummers (~4x). De standaard inbound-tarieven worden doorberekend. Wanneer gebruiken: • Als je klanten geen belkosten wilt laten betalen • Voor klantenservice- of salesnummers • In landen waar toll-free nummers gebruikelijk zijn (VS, VK, DE)

Je kunt een bestaand telefoonnummer van een andere provider overbrengen (porteren) naar onze dienst. Stappen: 1. Ga naar Instellingen → Telefoonnummers → tab 'Nummer porteren' 2. Voer je telefoonnummer in (E.164 formaat, bijv. +31612345678) 3. Klik op 'Controleer' — het systeem checkt of het nummer porteerbaar is 4. Vul je gegevens in: naam, bedrijf, adres 5. Upload een LOA (Letter of Authorization) — ondertekend door de accounthouder, max 90 dagen oud 6. Upload een recente factuur van je huidige provider (max 30 dagen oud) 7. Kies optioneel een gewenste overzettingsdatum 8. Dien de aanvraag in Doorlooptijd: • Nationaal (bijv. NL → NL): 1-3 weken • Internationaal: 2-6 weken • VS/Canada met FastPort: 3-7 werkdagen Kosten: • Het porteren zelf is gratis • Na portering gelden de standaard maandkosten (€2,50/maand) en beltarieven Status tracking: Na het indienen kun je de status volgen. Bij problemen (status 'Actie vereist') ontvang je een melding met instructies.

In het Helpcentrum van het CMS is een AI-spraakassistent beschikbaar die vragen kan beantwoorden over het CMS. De assistent combineert sales- en supportkennis en spreekt de taal van je CMS-interface. Open het Helpcentrum via het menu en klik op 'Start gesprek' bij de AI Support Assistent.

Plaats een bel-widget op je website zodat bezoekers direct contact kunnen opnemen met de AI Telefoonagent. Twee modi: • Spraakgesprek (via browser) — Bezoekers starten een spraakgesprek direct in de browser via hun microfoon. Er is geen telefoonnummer nodig. Dit werkt direct zodra je de widget op een pagina plaatst en de agent is ingeschakeld. • Telefoon (bel-link) — Bezoekers klikken op het telefoonnummer en worden doorverbonden via hun telefoon. Hiervoor is een actief telefoonnummer vereist. Weergavemodus webcalls: Wanneer publieke webcalls zijn ingeschakeld, kun je kiezen hoe de widget wordt weergegeven: • Sitewide — De webcall widget verschijnt automatisch op alle pagina's van je website. • Per pagina — De widget verschijnt alleen op pagina's waar je het Voice Agent-blok toevoegt via de Page Builder. Widget toevoegen: 1. Open een pagina in de editor 2. Kies 'AI Telefoonagent' uit de blokkenlijst 3. Selecteer de modus: Spraakgesprek of Telefoon 4. Kies een variant: Knop, Banner of Zwevend 5. Pas de accentkleur aan je huisstijl aan Belangrijk: Voor de spraakgesprek-modus moet 'Publieke webcalls' zijn ingeschakeld in de Telefoonagent-instellingen.

Geef de AI Telefoonagent extra kennis door documenten te uploaden. De agent gebruikt deze kennis om betere en relevantere antwoorden te geven tijdens gesprekken. Ondersteunde formaten: PDF, TXT, DOCX Limieten: Maximaal 5 documenten per site, elk maximaal 10 MB Hoe het werkt: 1. Ga naar Telefoonagent → Instellingen 2. Scroll naar 'Kennisbronnen' 3. Upload een document — de tekst wordt automatisch geëxtraheerd en samengevat 4. Zodra het document de status 'Gereed' heeft, gebruikt de agent deze kennis bij elk gesprek Denk aan: productcatalogi, veelgestelde vragen, bedrijfsinformatie, prijslijsten of handleidingen.

Laat de AI Telefoonagent automatisch de inhoud van je gepubliceerde pagina's gebruiken als kennisbron. De agent kan dan vragen beantwoorden op basis van de teksten op je website. Hoe het werkt: 1. Ga naar Telefoonagent → Instellingen 2. Scroll naar 'Websitekennis' 3. Schakel de toggle in 4. Klik op 'Website synchroniseren' — alle gepubliceerde pagina's worden gelezen en samengevat 5. De agent gebruikt deze kennis bij elk gesprek De tekst van elke pagina wordt automatisch geëxtraheerd en compact samengevat. Alleen tekst wordt verwerkt — afbeeldingen worden overgeslagen.

Bied bellers de optie om na afloop van het gesprek een kopie van de transcriptie per e-mail te ontvangen. Hoe het werkt: 1. Schakel de functie in via Telefoonagent → Instellingen → 'Transcriptie per e-mail' 2. Aan het eind van elk gesprek vraagt de agent of de beller een kopie wil ontvangen 3. Als de beller akkoord gaat, vraagt de agent om een e-mailadres 4. De transcriptie wordt automatisch verstuurd naar het opgegeven adres Wat bevat de e-mail: • Samenvatting van het gesprek • Volledige transcriptie (vraag-antwoord) • Gespreksduur In het gespreksoverzicht verschijnt een e-mail-icoon bij gesprekken waarvoor een transcriptie is verstuurd. Zo zie je in één oogopslag welke bellers een kopie hebben ontvangen. Deze functie werkt voor zowel directe telefoongesprekken als webcalls via de browser.

Met het veld 'Aanvullende instructies' (Telefoonagent → Instellingen) geef je de AI extra regels die tijdens elk gesprek worden toegepast. Hieronder staan kant-en-klare voorbeelden per branche die je kunt kopiëren en aanpassen. Beschikbare variabelen: {businessName}, {language}, {openingHours}, {escalationPhone}, {currentDate} Zorgpraktijken (tandarts, huisarts, fysio, chiro): Bij acute klachten (hevige pijn, bloeding, ademnood): schakel door naar {escalationPhone} en vermeld 'SPOED'. Buiten openingstijden ({openingHours}): geef het spoednummer. Bij niet-acute klachten: boek een reguliere afspraak via beschikbaarheidscheck. Bij behandelreeksen: boek de eerste afspraak, vertel de patiënt dat de praktijk de vervolgafspraken per e-mail bevestigt. Restaurants & Horeca: Bij grote gezelschappen (8+ personen): maak een ticket aan met onderwerp 'Groepsreservering' met datum, tijd en aantal gasten. De manager neemt contact op. Bij allergievragen: raadpleeg de menukaart en vermeld altijd dat de gast allergieën bij aankomst moet bevestigen. Schoonheidssalons & Kappers: Bij vragen over cadeaubonnen: verwijs naar de website om online te bestellen. Bij inwisseling: noteer de vouchercode in het ticket zodat de receptie het kan verwerken. Bij walk-in vragen: vertel dat je geen realtime wachttijd kunt geven en bied aan om de eerstvolgende afspraak te boeken. Advocatenkantoren: Vraag altijd de naam van de wederpartij. Vermeld in het ticket: 'Wederpartij: [naam]'. Het kantoor controleert op conflict of interest vóór de afspraak. Deel nooit juridisch advies — verwijs naar de eerste consultatie. Garages & Autobedrijven: Bij statusvragen: maak een ticket aan met onderwerp 'Statusvraag [kenteken]' en vraag een terugbelverzoek. Bij leenauto: vermeld in het ticket dat de klant een leenauto wilt. Bij prijsvragen: geef indicaties uit de kennisbank en vermeld dat de definitieve prijs na inspectie wordt bepaald. Rijscholen: Bij vragen over examendata of voortgang: maak een ticket aan met 'Examenvraag' of 'Voortgangsvraag' en de naam van de leerling. De instructeur neemt contact op. Bij nieuwe aanmeldingen: verzamel naam, gewenst rijbewijs, en voorkeurstijden. Hotels & Vakantieparken: Boekingsverzoeken die niet via beschikbaarheidscheck passen: noteer als terugbelverzoek met gewenste data, kamertype en aantal gasten. Het front desk bevestigt. Bij vragen over lokale activiteiten: raadpleeg de kennisbank. Hypotheekadviseurs & Accountants: Bij intake: vraag naar inkomen, woningwaarde, en gewenst hypotheekbedrag. Noteer in het ticket. Geef nooit specifiek advies — verwijs naar het consult. Bij deadlinevragen: raadpleeg de kennisbank voor actuele aangiftedata. Psychologen & Therapeuten: Bij crisismeldingen (suïcidale gedachten, direct gevaar): geef direct het landelijk crisisnummer 113 en schakel door naar {escalationPhone}. Bij intake: verzamel alleen naam, contactgegevens en globale hulpvraag. Vraag nooit naar diagnosedetails. Dierenkliniek: Bij spoedgevallen (vergiftiging, ademnood, bloeding): schakel direct door naar {escalationPhone} met vermelding 'SPOED DIER'. Bij routinevragen (vaccinaties, voeding): raadpleeg de kennisbank. Bij medicijnverzoeken: maak een ticket aan.