CallMerlin — Telefonverwaltung

CallMerlin ermöglicht Ihnen, dieselben Aufgaben wie im Merlin-Chat per Telefonanruf auszuführen. Rufen Sie die Merlin-Nummer an, geben Sie Ihre PIN ein und erteilen Sie Ihren Auftrag: • "Erstelle eine Website für mein Blumengeschäft in München" • "Registriere die Domain blumengeschaeft-muenchen.de" • "Erstelle ein Postfach" CallMerlin verwendet dasselbe KI-Backend wie der Chat — dieselben 40+ Tools, dieselbe Intelligenz. Der einzige Unterschied ist die Schnittstelle: Sprache statt Text.

Bevor Sie CallMerlin nutzen können, benötigen Sie eine eigene Telefonnummer. Gehen Sie zu Agency → CallMerlin → Bereich 'CallMerlin Nummer': 1. Wählen Sie das Land (NL, BE, DE, FR, ES, GB, US, AT, CH, IT, PT) 2. Klicken Sie auf 'Nummer kaufen' 3. Die Nummer wird automatisch bestellt und verknüpft Einige Länder erfordern zusätzliche Dokumentation (Identitätsnachweis, Adressregistrierung). Falls zutreffend, erscheint ein Formular zum Hochladen dieser Dokumente. Nach Genehmigung (2-3 Werktage) wird die Nummer aktiviert. Sie können die Nummer über die Schaltfläche 'Nummer freigeben' aufheben.

Gehen Sie zu Agency → CallMerlin → Bereich 'PIN-Verwaltung', um PINs für sich selbst, Teammitglieder oder Kunden zu erstellen. Jede PIN hat: • Einen Namen — wer verwendet diese PIN • Ein Label — optional, z.B. 'Support-Team' oder 'Kunde Müller' • Berechtigungen — welche Aktionen der Anrufer ausführen darf • Kontaktperson/Abteilung — optional, zur internen Organisation • Benutzer-ID und Telefonnummer — Verknüpfung mit einem bestimmten Benutzer • Ablaufdatum — optional, PIN läuft nach diesem Datum automatisch ab Basisberechtigungen: • Sites ansehen — Übersicht der Websites und ihres Status • Inhalte verwalten — Seiten erstellen und bearbeiten • Einstellungen — Site-Einstellungen ändern • Analysen — Statistiken und Daten einsehen • Domains — Domain/DNS/E-Mail-Konfiguration • SEO — Suchoptimierung anpassen • Löschen — destruktive Aktionen (löschen, Veröffentlichung aufheben) E-Commerce-Berechtigungen: • Produkte verwalten — Produkte erstellen, bearbeiten und löschen • Bestellungen einsehen — Bestellhistorie und Status ansehen • Bestand ändern — Lagerbestände anpassen Finanzen: • Rechnungen einsehen — Rechnungen und Zahlungshistorie ansehen • Preise ändern — Produktpreise und Rabatte anpassen Erweitert: • Berichte exportieren — Daten als CSV/PDF exportieren • API/Integrationen — Zugriff auf externe Verbindungen Authentifizierungsoptionen: • SMS-OTP — zusätzliche Verifizierung per SMS-Code beim Anrufen • Audio-PIN — PIN sprechen statt eintippen Sie können Berechtigungen pro PIN über das Zahnrad-Symbol in der Tabelle anpassen. Berechtigungen können auch pro Kategorie eingeschränkt werden. Nach 3 falschen PIN-Versuchen wird das Konto 15 Minuten gesperrt.

Die Merlin-Nummer finden Sie auf der CallMerlin-Seite im Agency-Dashboard (Agency → CallMerlin). Die Nummer wird oben auf der Seite angezeigt. Schritt für Schritt: 1. Rufen Sie die Merlin-Nummer an 2. Geben Sie Ihre PIN über die Tasten ein (oder sprechen Sie die Ziffern) 3. Nach der Authentifizierung: "Willkommen [Name]! Was möchten Sie heute tun?" 4. Erteilen Sie Ihren Auftrag per Sprache 5. Merlin meldet jeden Schritt: "Die Website wurde erstellt... Jetzt registriere ich die Domain..." 6. "Alles ist live! Möchten Sie noch etwas ändern?" Sie können Merlin durch Sprechen unterbrechen. Sagen Sie "Stopp", um die aktuelle Aufgabe abzubrechen.

Das CallMerlin Dashboard zeigt: • Übersicht — Anzahl der Anrufe, durchschnittliche Dauer, meistgenutzte Befehle und Kosten • Gesprächsprotokolle — Tabelle mit Datum, Benutzer, Dauer, ausgeführten Aufgaben und Kosten. Klicken Sie auf eine Zeile für das vollständige Transkript • Export — Gesprächsprotokolle als CSV mit Datumsfilter herunterladen Anrufe werden nach 90 Tagen automatisch bereinigt.

PIN-Benutzer können Aufgaben per Chat oder Sprache erstellen und verwalten, auf jedem Kanal (Telefon, Desktop, Webcall, Android-App). Beispiele: • 'Erinnere mich morgen an das Angebot für Kunde X' - einmalige Aufgabe mit Frist • 'Prüfe jeden Montag die offenen Rechnungen' - laufende Aufgabe mit wöchentlicher Wiederholung • 'Markiere diese Aufgabe als erledigt' - Status auf abgeschlossen ändern • 'Erstelle eine Aufgabe für das Vertriebsteam: neue Leads nachfassen' - Gruppenzuweisung Die Berechtigung 'Aufgaben per Chat/Sprache verwalten' ist erforderlich, um neue Aufgaben zu erstellen. Ohne diese Berechtigung kann der PIN-Benutzer nur bestehende Aufgaben aktualisieren.

PIN-Benutzer können Alarme per Chat oder Sprache erstellen, ansehen, ändern und löschen. Beispiele: • 'Warne mich, wenn es mehr als 5 offene Rechnungen gibt' - Schwellenwert-Alarm • 'Benachrichtige mich, wenn eine Rechnung länger als 30 Tage überfällig ist' - Überfälligkeits-Alarm • 'Sende eine Slack-Nachricht, wenn die Anzahl der Deals um mehr als 20% sinkt' - Veränderungs-Alarm • 'Lass mich wissen, wenn es unbezahlte Rechnungen über 1000 Euro gibt' - Schwellenwert auf Betrag Die Berechtigung 'Alarme per Chat/Sprache verwalten' ist erforderlich. Bei komplexen Bedingungen sendet Merlin die Details in den Chat zur Überprüfung.

PIN-Benutzer können Workflows per Chat zusammenstellen. Sie beschreiben den gewünschten Prozess und Merlin baut den Workflow. Beispiele: • 'Wenn ein neuer Kunde kommt, Kontakt in HubSpot anlegen, Willkommens-E-Mail senden und Anruf planen' • 'Deal abgeschlossen: Rechnung in Moneybird + Bestätigung an Slack' • 'Neuer Lead: Kontakt anlegen, Deal anlegen und Vertrieb benachrichtigen' Die Berechtigung 'Workflows per Chat/Sprache zusammenstellen' ist erforderlich. Bestehende Workflows über 'Workflow X ausführen' starten ist immer möglich, ohne zusätzliche Berechtigung. Merlin sendet eine Zusammenfassung in den Chat zur Überprüfung der Schritte.

Nutzen Sie CallMerlin als personlichen Assistenten, der tagliche Aufgaben automatisiert. 1. 'Erinnere mich jeden Freitag, die Woche in Moneybird abzuschliessen' - wiederkehrende Aufgabe. 2. 'Sende mir eine Benachrichtigung, wenn mein Posteingang mehr als 10 ungelesene E-Mails hat' - Schwellenwert-Alarm. 3. 'Prufe jeden Morgen, ob es neue Leads in HubSpot gibt' - taglicher Alarm.

Automatisieren Sie Ihren Vertriebsprozess und behalten Sie die Pipeline im Blick. 1. 'Warne das Vertriebsteam, wenn die Deal-Pipeline unter 5 Deals fallt' - Schwellenwert-Alarm. 2. 'Wenn ein Deal abgeschlossen ist: Rechnung erstellen, Willkommens-E-Mail senden und Follow-up planen' - 3-Schritte-Workflow. 3. 'Sende jeden Montag eine Zusammenfassung des Wochenumsatzes an Slack' - wiederkehrende Aufgabe mit Slack-Benachrichtigung.

Behalten Sie den Uberblick uber Rechnungen, Zahlungen und Buchhaltung. 1. 'Warne mich, wenn Rechnungen langer als 60 Tage uberfällig sind' - Uberfalligkeits-Alarm. 2. 'Prufe taglich, ob es neue Eingangsrechnungen in Moneybird gibt' - taglicher Alarm. 3. 'Wenn eine Zahlung eingeht, sende eine Bestatigung an den Kunden per E-Mail' - Workflow mit E-Mail als Schritt.

Automatisieren Sie wiederkehrende administrative Prozesse. 1. 'Erstelle eine Aufgabe fur das gesamte Team: CRM-Notizen taglich aktualisieren' - wiederkehrende Aufgabe fur die Gruppe. 2. 'Richte einen Workflow ein: neuer Kunde, CRM-Kontakt anlegen, Willkommens-E-Mail senden, Kalendereintrag planen' - mehrstufiger Workflow.

Automatisierungen kombinieren Workflows mit einem KI-Analyse-Schritt. Das System liest Daten aus Kommunikationskanalen (Slack, E-Mail, Teams), holt automatisch Kontext aus CRM und Buchhaltung und sendet alles durch die KI. Die KI identifiziert: • Kundensignale (Insolvenz, Zahlungsprobleme, Wachstum) • Querverweise (gleicher Kunde in mehreren Systemen) • Konflikte (widerspruchliche Informationen zwischen Systemen) • Konkrete Aktionspunkte pro System • Dringlichkeitslabel: DRINGEND, AKTION oder INFO

Nach einer KI-Analyse genehmigt der PIN-Benutzer die vorgeschlagenen Aktionen. Drei Modi: • Genehmigung anfordern (Standard): Merlin pausiert und wartet auf Ihre Zustimmung • Nur benachrichtigen: Merlin sendet die Zusammenfassung, fuhrt aber keine Aktionen aus • Sofort ausfuhren: Aktionen werden direkt ausgefuhrt Genehmigungsanfragen erscheinen als Rich Cards im Chat, als Buttons in Slack oder als Link per E-Mail. Anfragen laufen nach einer konfigurierbaren Frist ab (Standard 4 Stunden).

Der Analyse-Schritt macht CallMerlin zum KI-Stabschef. Das System sieht alle Informationen aus Ihren Geschaftssystemen und findet Zusammenhange, die Menschen ubersehen. Beispiel: Jan meldet in Slack, dass Multivlaai insolvent ist. In Gmail gibt es eine E-Mail von Multivlaai, dass sie Rechnung #2024-456 nicht bezahlen konnen. In HubSpot ist der Deal 'Website Redesign' noch aktiv. In Moneybird stehen 3.200 EUR offen. Die KI kombiniert dies zu einem Bericht mit konkreten Aktionspunkten.