CallMerlin — Gestion téléphonique

CallMerlin vous permet d'effectuer les mêmes tâches que le chat Merlin par appel téléphonique. Appelez le numéro Merlin, entrez votre PIN et donnez votre commande : • « Créer un site web pour ma fleuristerie à Paris » • « Enregistrer le domaine fleuristerie-paris.fr » • « Créer une boîte mail » CallMerlin utilise le même backend IA que le chat — les mêmes 40+ outils, la même intelligence. La seule différence est l'interface : la voix au lieu du texte.

Avant de pouvoir utiliser CallMerlin, vous avez besoin de votre propre numéro de téléphone. Allez dans Agence → CallMerlin → section 'Numéro CallMerlin' : 1. Choisissez le pays (NL, BE, DE, FR, ES, GB, US, AT, CH, IT, PT) 2. Cliquez sur 'Acheter un numéro' 3. Le numéro est automatiquement commandé et lié Certains pays exigent une documentation supplémentaire (pièce d'identité, justificatif d'adresse). Le cas échéant, un formulaire apparaît pour télécharger ces documents. Après approbation (2-3 jours ouvrables), le numéro est activé. Vous pouvez résilier le numéro via le bouton 'Résilier le numéro'.

Allez dans Agence → CallMerlin → section 'Gestion des PIN' pour créer des PIN pour vous-même, les membres de l'équipe ou les clients. Chaque PIN comporte : • Un nom — qui utilise ce PIN • Un libellé — optionnel, par ex. 'Équipe support' ou 'Client Dupont' • Des droits — quelles actions l'appelant peut effectuer • Personne de contact/Service — optionnel, pour l'organisation interne • Identifiant utilisateur et numéro de téléphone — liaison à un utilisateur spécifique • Date d'expiration — optionnel, le PIN expire automatiquement après cette date Droits de base : • Voir les sites — aperçu des sites web et de leur statut • Gérer le contenu — créer et modifier des pages • Paramètres — modifier les paramètres du site • Analyses — consulter les statistiques et données • Domaines — configuration domaine/DNS/e-mail • SEO — ajuster l'optimisation pour les moteurs de recherche • Suppression — actions destructives (supprimer, dépublier) Droits e-commerce : • Gérer les produits — créer, modifier et supprimer des produits • Voir les commandes — consulter l'historique et le statut des commandes • Modifier le stock — ajuster les quantités en stock Financier : • Voir les factures — consulter les factures et l'historique des paiements • Modifier les prix — ajuster les prix des produits et les remises Avancé : • Exporter les rapports — exporter les données en CSV/PDF • API/Intégrations — accès aux connexions externes Options d'authentification : • SMS OTP — vérification supplémentaire par code SMS lors de l'appel • PIN audio — prononcer le PIN au lieu de le saisir au clavier Vous pouvez ajuster les droits par PIN via l'icône d'engrenage dans le tableau. Les droits peuvent également être restreints par catégorie. Après 3 tentatives de PIN incorrectes, le compte est verrouillé pendant 15 minutes.

Vous trouverez le numéro Merlin sur la page CallMerlin dans le tableau de bord de l'agence (Agence → CallMerlin). Le numéro est affiché en haut de la page. Étape par étape : 1. Appelez le numéro Merlin 2. Entrez votre PIN via le clavier (ou prononcez les chiffres) 3. Après authentification : « Bienvenue [nom] ! Que souhaitez-vous faire aujourd'hui ? » 4. Donnez votre commande par la voix 5. Merlin signale chaque étape : « Le site a été créé... J'enregistre maintenant le domaine... » 6. « Tout est en ligne ! Souhaitez-vous modifier quelque chose ? » Vous pouvez interrompre Merlin en parlant. Dites « Stop » pour annuler la tâche en cours.

Le tableau de bord CallMerlin affiche : • Aperçu — Nombre d'appels, durée moyenne, commandes les plus utilisées et coûts • Journaux d'appels — Tableau avec date, utilisateur, durée, tâches exécutées et coûts. Cliquez sur une ligne pour le transcript complet • Export — Téléchargez les journaux d'appels en CSV avec filtre de date Les appels sont automatiquement supprimés après 90 jours.

Les utilisateurs PIN peuvent créer et gérer des tâches via chat ou voix, sur tous les canaux (téléphone, desktop, webcall, application Android). Exemples : • 'Rappelle-moi demain le devis pour le client X' - tâche ponctuelle avec échéance • 'Vérifie chaque lundi les factures en cours' - tâche récurrente hebdomadaire • 'Marque cette tâche comme terminée' - changer le statut en terminée • 'Crée une tâche pour l'équipe commerciale : relancer les nouveaux leads' - attribution au groupe Le droit 'Gérer les tâches via chat/voix' est requis pour créer de nouvelles tâches. Sans ce droit, l'utilisateur PIN ne peut que modifier les tâches existantes.

Les utilisateurs PIN peuvent créer, consulter, modifier et supprimer des alertes via chat ou voix. Exemples : • 'Préviens-moi s'il y a plus de 5 factures impayées' - alerte de seuil • 'Notifie-moi si une facture a plus de 30 jours de retard' - alerte de retard • 'Envoie un message Slack si le nombre de deals baisse de plus de 20%' - alerte de variation • 'Fais-moi savoir s'il y a des factures impayées de plus de 1000 euros' - seuil sur montant Le droit 'Gérer les alertes via chat/voix' est requis. Pour les conditions complexes, Merlin envoie les détails dans le chat pour vérification.

Les utilisateurs PIN peuvent construire des workflows via chat. Ils décrivent le processus souhaité et Merlin construit le workflow. Exemples : • 'Quand un nouveau client arrive, créer un contact dans HubSpot, envoyer un e-mail de bienvenue et planifier un appel' • 'Deal conclu : facture dans Moneybird + confirmation vers Slack' • 'Nouveau lead : créer contact, créer deal et notifier les ventes' Le droit 'Construire des workflows via chat/voix' est requis. Lancer des workflows existants via 'Exécuter le workflow X' est toujours possible, sans droit supplémentaire. Merlin envoie un résumé dans le chat pour vérification des étapes.

Utilisez CallMerlin comme assistant personnel qui automatise vos taches quotidiennes. 1. 'Rappelle-moi chaque vendredi de cloturer la semaine dans Moneybird' - tache recurrente hebdomadaire. 2. 'Envoie-moi une notification si ma boite de reception contient plus de 10 e-mails non lus' - alerte a seuil. 3. 'Verifie chaque matin s il y a de nouveaux leads dans HubSpot' - alerte quotidienne.

Automatisez votre processus de vente et gardez le controle sur votre pipeline. 1. 'Previens l equipe commerciale si le pipeline tombe sous 5 deals' - alerte a seuil. 2. 'Quand un deal est conclu : creer une facture, envoyer un e-mail de bienvenue et planifier un suivi' - workflow en 3 etapes. 3. 'Envoie chaque lundi un resume du chiffre d affaires hebdomadaire sur Slack' - tache recurrente avec notification Slack.

Gardez le controle sur les factures, paiements et comptabilite. 1. 'Previens-moi si des factures sont en retard de plus de 60 jours' - alerte de retard. 2. 'Verifie quotidiennement s il y a de nouvelles factures d achat dans Moneybird' - alerte quotidienne. 3. 'Quand un paiement arrive, envoie une confirmation au client par e-mail' - workflow avec e-mail comme etape.

Automatisez les processus administratifs recurrents. 1. 'Cree une tache pour toute l equipe : mettre a jour les notes CRM quotidiennement' - tache recurrente pour le groupe. 2. 'Mets en place un workflow : nouveau client, creer un contact CRM, envoyer un e-mail de bienvenue, planifier un rendez-vous' - workflow multi-etapes.

Les automatisations combinent des workflows avec une etape d analyse IA. Le systeme lit les donnees des canaux de communication (Slack, e-mail, Teams), recupere automatiquement le contexte du CRM et de la comptabilite, et envoie le tout a l IA. L IA identifie : • Signaux clients (faillite, problemes de paiement, croissance) • References croisees (meme client dans plusieurs systemes) • Conflits (informations contradictoires entre systemes) • Points d action concrets par systeme • Labels d urgence : URGENT, ACTION ou INFO

Apres une analyse IA, l utilisateur PIN approuve les actions suggerees. Trois modes : • Demander l approbation (par defaut) : Merlin fait une pause et attend votre accord • Notifier uniquement : Merlin envoie le resume mais n execute aucune action • Executer immediatement : les actions sont executees directement Les demandes d approbation apparaissent sous forme de rich cards dans le chat, de boutons dans Slack ou de lien par e-mail. Les demandes expirent apres une periode configurable (4 heures par defaut).

L etape d analyse transforme CallMerlin en IA Chef de cabinet. Le systeme voit toutes les informations de vos systemes d entreprise et trouve des connexions que les humains manquent. Exemple : Jan mentionne dans Slack que Multivlaai fait faillite. Dans Gmail il y a un e-mail de Multivlaai disant qu ils ne peuvent pas payer la facture #2024-456. Dans HubSpot le deal 'Refonte du site web' est encore actif. Dans Moneybird 3 200 EUR sont en attente. L IA combine cela en un rapport avec des points d action concrets.