CallMerlin — Telefonisch beheer

CallMerlin laat je via een telefoongesprek dezelfde taken uitvoeren als in de Merlin chat. Bel het Merlin-nummer, voer je PIN in, en geef je opdracht: • "Maak een website voor mijn bloemisterij in Amsterdam" • "Registreer domein bloemisterij-amsterdam.nl" • "Maak een mailbox aan" CallMerlin gebruikt dezelfde AI-backend als de chat — dezelfde 40+ tools, dezelfde intelligentie. Het enige verschil is de interface: spraak in plaats van tekst.

Voordat je CallMerlin kunt gebruiken, heb je een eigen telefoonnummer nodig. Ga naar Agency → CallMerlin → sectie 'CallMerlin nummer': 1. Kies het land (NL, BE, DE, FR, ES, GB, US, AT, CH, IT, PT) 2. Klik op 'Nummer kopen' 3. Het nummer wordt automatisch besteld en gekoppeld Sommige landen vereisen extra documentatie (ID-bewijs, adresregistratie). Als dat het geval is verschijnt er een formulier waar je deze documenten kunt uploaden. Na goedkeuring (2-3 werkdagen) wordt het nummer geactiveerd. Je kunt het nummer opheffen via de 'Nummer opheffen' knop.

Ga naar Agency → CallMerlin → sectie 'PIN-beheer' om PINs aan te maken voor jezelf, teamleden of klanten. Elke PIN heeft: • Een naam — wie gebruikt deze PIN • Een label — optioneel, bijv. 'Support team' of 'Klant Pietersen' • Rechten — welke acties de beller mag uitvoeren • Contactpersoon/Afdeling — optioneel, voor interne organisatie • Gebruiker-ID en telefoonnummer — koppeling aan een specifieke gebruiker • Verloopdatum — optioneel, PIN verloopt automatisch na deze datum Basisrechten: • Sites bekijken — overzicht van websites en hun status • Content beheren — pagina's aanmaken en bewerken • Instellingen — site-instellingen wijzigen • Analytics — statistieken en data opvragen • Domeinen — domein/DNS/e-mail configuratie • SEO — zoekoptimalisatie aanpassen • Verwijderen — destructieve acties (verwijderen, unpublish) E-commerce rechten: • Producten beheren — producten aanmaken, bewerken en verwijderen • Bestellingen bekijken — orderhistorie en status inzien • Voorraad wijzigen — voorraadhoeveelheden aanpassen Financieel: • Facturen bekijken — facturen en betalingshistorie inzien • Prijzen wijzigen — productprijzen en kortingen aanpassen Geavanceerd: • Rapportages exporteren — data exporteren als CSV/PDF • API/Integraties — toegang tot externe koppelingen Authenticatie-opties: • SMS OTP — extra verificatie via sms-code bij inbellen • Audio PIN — PIN inspreken in plaats van intoetsen Je kunt rechten per PIN aanpassen via het tandwiel-icoon in de tabel. Rechten kunnen ook per categorie worden beperkt. Na 3 foute PIN-pogingen wordt het account 15 minuten geblokkeerd.

Het Merlin-nummer vind je op de CallMerlin pagina in het agency dashboard (Agency → CallMerlin). Het nummer staat bovenaan de pagina. Stap-voor-stap: 1. Bel het Merlin-nummer 2. Voer je PIN in via de toetsen (of spreek de cijfers in) 3. Na authenticatie: "Welkom [naam]! Wat wil je vandaag doen?" 4. Geef je opdracht via spraak 5. Merlin meldt elke stap: "De website is aangemaakt... Nu registreer ik het domein..." 6. "Alles staat live! Wil je nog iets aanpassen?" Je kunt Merlin onderbreken door te spreken. Zeg "Stop" om de huidige taak te annuleren.

Het CallMerlin dashboard toont: • Overzicht — Aantal gesprekken, gemiddelde duur, meest gebruikte commando's en kosten • Gesprekslogs — Tabel met datum, gebruiker, duur, uitgevoerde taken en kosten. Klik op een rij voor het volledige transcript • Export — Download gesprekslogs als CSV met datumfilter Gesprekken worden automatisch opgeruimd na 90 dagen.

PIN-gebruikers kunnen taken aanmaken en beheren via chat of spraak, op elk kanaal (telefoon, desktop, webcall, Android app). Voorbeelden: • 'Herinner me morgen aan de offerte voor klant X' - eenmalige taak met deadline • 'Check elke maandag de openstaande facturen' - doorlopende taak met wekelijkse herhaling • 'Maak deze taak klaar' - status wijzigen naar afgerond • 'Maak een taak aan voor het sales team: bel nieuwe leads na' - groepstoewijzing Het recht 'Taken beheren via chat/spraak' is nodig om nieuwe taken aan te maken. Zonder dit recht kan de PIN-gebruiker alleen bestaande taken bijwerken.

PIN-gebruikers kunnen alerts aanmaken, bekijken, wijzigen en verwijderen via chat of spraak. Voorbeelden: • 'Waarschuw me als er meer dan 5 openstaande facturen zijn' - threshold-alert • 'Geef een melding als een factuur langer dan 30 dagen openstaat' - overdue-alert • 'Stuur een Slack-bericht als het aantal deals daalt met meer dan 20%' - verandering-alert • 'Laat me weten als er onbetaalde facturen boven de 1000 euro zijn' - threshold op bedrag Het recht 'Alerts beheren via chat/spraak' is nodig. Bij complexe condities stuurt Merlin de details naar de chat zodat de gebruiker ze kan controleren.

PIN-gebruikers kunnen workflows samenstellen via chat. Ze beschrijven het gewenste proces en Merlin bouwt de workflow. Voorbeelden: • 'Als er een nieuwe klant binnenkomt, maak een contact in HubSpot, stuur een welkomstmail en plan een belafspraak' • 'Deal gesloten: factuur in Moneybird + bevestiging naar Slack' • 'Nieuwe lead: contact aanmaken, deal aanmaken en sales notificeren' Het recht 'Workflows samenstellen via chat/spraak' is nodig. Bestaande workflows starten via 'Voer workflow X uit' kan altijd, zonder extra recht. Merlin stuurt een samenvatting naar de chat zodat de gebruiker de stappen kan controleren voordat de workflow wordt opgeslagen.

Gebruik CallMerlin als persoonlijke assistent die dagelijkse taken automatiseert. 1. 'Herinner me elke vrijdag om de week af te sluiten in Moneybird' - doorlopende taak met wekelijkse herhaling. 2. 'Stuur me een melding als mijn inbox meer dan 10 ongelezen mails heeft' - alert met drempelwaarde. 3. 'Check elke ochtend of er nieuwe leads in HubSpot staan' - dagelijkse alert op nieuwe items.

Automatiseer het salesproces en houd grip op de pipeline. 1. 'Waarschuw het sales team als de deal pipeline onder de 5 deals zakt' - alert met drempelwaarde. 2. 'Als een deal gesloten is: maak een factuur, stuur een welkomstmail en plan een follow-up' - 3-staps workflow. 3. 'Stuur elke maandag een samenvatting van de wekelijkse omzet naar Slack' - doorlopende taak met Slack-notificatie.

Houd grip op facturen, betalingen en boekhouding. 1. 'Waarschuw me als er facturen langer dan 60 dagen openstaan' - overdue-alert. 2. 'Check dagelijks of er nieuwe inkoopfacturen zijn in Moneybird' - dagelijkse alert. 3. 'Als een betaling binnenkomt, stuur een bevestiging naar de klant via mail' - workflow met e-mail als stap.

Automatiseer terugkerende administratieve processen. 1. 'Maak een taak aan voor het hele team: vul dagelijks de CRM-notities bij' - doorlopende taak voor de groep. 2. 'Zet een workflow op: nieuwe klant, CRM-contact aanmaken, welkomstmail versturen, agenda-item inplannen' - meerstaps-workflow.

Automatiseringen combineren workflows met een AI-analysestap. Het systeem leest data uit communicatiekanalen (Slack, e-mail, Teams), haalt automatisch context op uit CRM en boekhouding, en stuurt alles door de AI. De AI identificeert: • Klant-signalen (faillissement, betaalproblemen, groei) • Cross-referenties (dezelfde klant in meerdere systemen) • Conflicten (informatie die niet klopt tussen systemen) • Concrete actiepunten per systeem • Urgentie-labels: URGENT, ACTIE of INFO De AI haalt automatisch data op uit alle actieve CRM-, boekhouding-, projectmanagement- en support-providers, zonder handmatige configuratie.

Na een AI-analyse keurt de PIN-gebruiker de voorgestelde acties goed. Er zijn drie modi: • Goedkeuring vragen (standaard): Merlin pauzeert en wacht op je akkoord • Alleen melden: Merlin stuurt de samenvatting maar voert geen acties uit • Direct uitvoeren: acties worden meteen uitgevoerd Goedkeurverzoeken verschijnen als rich cards in de chat (desktop, widget, Android), als knoppen in Slack, of als link per e-mail. Verzoeken verlopen na een instelbare periode (standaard 4 uur).

De analyze-stap maakt CallMerlin tot een AI Chief of Staff. Het systeem ziet alle informatie uit je bedrijfssystemen en legt verbanden die mensen missen. Voorbeeld: Jan meldt in Slack dat Multivlaai failliet gaat. In Gmail staat een e-mail van Multivlaai dat ze factuur #2024-456 niet kunnen betalen. In HubSpot is de deal 'Website redesign' nog actief. In Moneybird staat EUR 3.200 open. De AI combineert dit tot een rapport met concrete actiepunten: deal naar 'verloren', factuurverzending stoppen, accountmanager informeren.